De auto van de zaak gaat vaak overal mee naartoe, zelfs op vakantie. Maar hoe zit het fiscaal met privégebruik? Mag je de auto eigenlijk wel meenemen? En wat doe je met de kosten voor tanken, tol en parkeren in het buitenland? Wij hebben de belangrijkste tips voor je op een rij gezet, zodat je zorgeloos op pad kunt én optimaal profiteert van de fiscale mogelijkheden.
Controleer of je de auto mee mag nemen op vakantie
Voordat je de koffers inlaadt, is het goed om te controleren of privégebruik van de auto, en dus vakantiegebruik, überhaupt is toegestaan. Staat privégebruik niet toegestaan in je contract dan mag je er ook niet mee op vakantie. Controleer dit daarom altijd vooraf bij je werkgever en vraag om een schriftelijke toestemming als dat nog niet geregeld is.
Zakelijke ritten in het buitenland
Gebruik je de auto uitsluitend voor werk? Dan kunnen alle kosten die daarbij horen, zoals tanken, tol en parkeren, onbelast vergoed worden. De Belastingdienst noemt dit intermediaire kosten: uitgaven die de medewerker namens de werkgever doet.
Tip: een zakelijke tankpas of pinpas maakt het makkelijker om de zakelijkheid aan te tonen. Controleer wel altijd of de pas in het buitenland wordt geaccepteerd. Betaalt de medewerker de kosten zelf? Dat kan ook. Zolang de uitgaven duidelijk gespecificeerd zijn, vooraf zijn goedgekeurd en schriftelijk zijn vastgelegd, blijven ze onbelast.
Privégebruik en vakantie: je kunt besparen
Veel leaserijders nemen de auto van de zaak mee op vakantie. Prima, maar let op: de zakelijke tankpas werkt vaak niet in het buitenland, waardoor de medewerker zelf brandstof- en tolkosten voorschiet. Terwijl je al bijtelling betaalt voor privégebruik, is dat natuurlijk dubbel betalen.
Gelukkig kun je de fiscale regels slim inzetten. Tank- en tolbonnetjes van de vakantie mogen worden verrekend met de bijtelling van de auto van de zaak. Stel: je geeft €250 uit aan tanken en tol. Declareer dit bij je werkgever en laat het bedrag als eigen bijdrage verrekenen. Bij een belastingtarief van 49,5% scheelt dit je al snel bijna €125. Het is geen volledige vergoeding, maar het verlaagt de kosten aanzienlijk.
Wil jij profiteren van de fiscale voordelen?
Bij PAGATI helpen we werkgevers om fiscale regelingen rondom de auto van de zaak correct en optimaal te verwerken in de salarisadministratie. Of het nu gaat om het verrekenen van vakantiekosten met bijtelling of het vastleggen van eigen bijdragen, wij zorgen dat het klopt en dat jullie er maximaal voordeel uit halen.
Praktische tips voor werkgevers en medewerkers
BTW op buitenlandse kosten terugvragen
Dit is een voordeel dat veel medewerkers en werkgevers over het hoofd zien. Op kosten als brandstof en tol die je in het buitenland maakt, zit ook btw én die kun je terugvragen. Reis je naar een EU-land? Dan kun je de buitenlandse btw terugvragen via de Nederlandse Belastingdienst. Daarvoor gelden de volgende voorwaarde:
Bewaar buitenlandse bonnetjes dus goed én leesbaar omdat deze nodig zijn voor de terugvraag. Met een goede administratie en duidelijke afspraken blijft het gebruik van de auto van de zaak in het buitenland overzichtelijk, fiscaal correct en voordelig voor zowel werkgever als medewerker.
Automatisch geregeld in Profit (de software van AFAS)
Werk je met Profit? Dan kun je het verrekenen van vakantiekosten met de bijtelling grotendeels automatiseren. In Profit leg je de bijtelling, eigen bijdrage en aftrekposten per medewerker vast via specifieke looncomponenten. Profit berekent vervolgens automatisch de fiscaal correcte bijtelling, ook bij wisselingen van auto of bijtellingspercentage gedurende het jaar.
Declareert een medewerker brandstof- of tolkosten na de vakantie? Dan kun je in AFAS InSite workflows zo inrichten dat deze gedeclareerde kosten automatisch worden afgetrokken van de bijtelling, zonder handmatige aanpassingen in de salarisverwerking. Zo verloopt de administratie rondom de auto van de zaak soepel, foutloos en volledig in lijn met de regels van de Belastingdienst.
Ondersteuning nodig bij regelingen rondom vakanties met de bedrijfswagen?
Benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen of hoe we kunnen helpen bij een slimme inrichting in Profit of AFAS InSite? Neem vrijblijvend contact met ons op. We denken graag met je mee.
