Iedereen werkt anders in Profit (de software van AFAS). De één wil direct alle relevante informatie zien, terwijl de ander liever een compacte lijst gebruikt. Toch zien we in de praktijk dat veel gebruikers dagelijks zoeken naar gegevens die met een slimme weergave direct zichtbaar kunnen zijn. Een kleine aanpassing in de inrichting bespaart al snel veel klikken én voorkomt dat belangrijke informatie over het hoofd wordt gezien. In deze blog legt Lieke, Payroll en Proces Consultant uit hoe je dit kunt inrichten.

Waarom weergaves in Profit belangrijk zijn
Vrijwel iedere lijst in Profit, zoals medewerkers, verlof of dossieritems kun je aanpassen met een eigen weergave. Daarmee bepaal je zelf welke informatie je ziet en in welke volgorde. Dit lijkt misschien een kleine aanpassing, maar in de praktijk levert het veel tijdwinst op. Je hoeft niet steeds dezelfde kolommen toe te voegen of opnieuw te zoeken naar belangrijke informatie. Daarnaast kun je hiermee eenvoudig eigen analyses maken en de gegevens exporteren naar Excel, zodat je snel extra controles kunt uitvoeren of overzichten kunt delen met collega’s.

Praktijkvoorbeeld
Controleer je regelmatig verlofsaldi? Maak dan een weergave ‘Actueel’ waarin alleen het actuele verlofjaar wordt getoond. Zo voorkom je dat verlofsaldi uit voorgaande verlofjaren in het overzicht staan en krijg je direct een juist beeld van het actuele saldo.

Een ander voorbeeld: werk je regelmatig met een overzicht van medewerkers? Maak dan een weergave die alleen actieve medewerkers toont, gesorteerd op afdeling en functie. Zo vervalt het handmatig filteren telkens wanneer je de lijst opent, en heb je direct het juiste overzicht bij de hand.

Wat kun je aanpassen?
Je past een weergave eenvoudig aan via een overzicht in Profit. Open de gewenste lijst, kies voor Beheer weergaven en voeg een nieuwe weergave toe. Vervolgens kun je:

• Kolommen toevoegen of verwijderen.
• De volgorde van kolommen aanpassen.
• De sortering wijzigen.
• Filters instellen die direct worden toegepast.

Zo kun je bijvoorbeeld alleen actieve medewerkers tonen, alleen op het huidige jaar filteren of de velden “Gewijzigd door” en “Gewijzigd op” naast elkaar zetten. Zo zie je in één oogopslag wat er is gewijzigd, wie dat heeft gedaan en wanneer dit is gebeurd.

Weergave instellen als standaard
Werk je vaak met dezelfde weergave? Stel deze dan in als standaardweergave, zodat Profit ‘m automatisch toont zodra je de lijst opent. Dit scheelt weer een extra handeling bij elk gebruik.

Weergaves delen met collega’s
Heb je een weergave gemaakt die ook voor je collega’s handig is, bijvoorbeeld voor een vast maandelijks controlemoment? Dan kun je deze weergave delen, zodat niet iedereen het wiel opnieuw hoeft uit te vinden en het hele team met dezelfde, consistente indeling werkt.

Lieke’s tip
Gebruik je een overzicht dagelijks? Maak dan een eigen weergave die aansluit bij jouw werkzaamheden. Door alleen de informatie te tonen die je écht nodig hebt, werk je sneller, overzichtelijker en voorkom je onnodig zoekwerk.

Is dit iets voor jouw administratie?
Mijn collega’s en ik helpen je graag bij het inrichten van jouw Profit-omgeving. Dankzij onze expertise zorgen we ervoor dat Profit voor jou werkt en niet andersom! Benieuwd naar de mogelijkheden? Laten we kennismaken.