Loonstroken beveiligen: waar moet je als werkgever op letten?
Verstuur jij de loonstroken van jouw medewerkers via e-mail? Let dan goed op de beveiliging. Loonstroken bevatten persoonlijke en financiële gegevens die niet zomaar bij anderen terecht mogen komen. En volgens de AVG moet je deze gegevens goed beveiligen.
Een praktische oplossing is om loonstroken beschikbaar te stellen via een beveiligd medewerkersportaal. Medewerkers kunnen daar zelf hun loonstrook bekijken en downloaden, zonder dat je deze als bijlage via gewone e-mail hoeft te versturen.
Waarom moet je loonstroken beveiligen?
Op een loonstrook staan gevoelige persoonsgegevens, zoals de naam van de medewerker, het salaris en eventuele inhoudingen. Deze informatie moet je beschermen tegen onbevoegde toegang.
De AVG verplicht werkgevers om passende beveiligingsmaatregelen te nemen bij het verwerken en versturen van persoonsgegevens. Welke maatregelen nodig zijn, hangt af van de risico’s en de manier waarop je de gegevens deelt.
Wil je loonstroken digitaal verstrekken? Dan moet je medewerker daarmee instemmen. De medewerker moet de loonstrook bovendien kunnen opslaan en later opnieuw kunnen bekijken, bijvoorbeeld wanneer deze niet meer in dienst is.
Wat is de veiligste manier om loonstroken te verstrekken?
Een praktische oplossing is om loonstroken beschikbaar te stellen via een beveiligd medewerkersportaal. Medewerkers kunnen hier zelf inloggen om hun loonstrook te bekijken, te downloaden of te printen.
Let bij de inrichting van het portaal onder andere op:
Verstuur je loonstroken toch via e-mail? Zorg dan voor passende beveiliging, bijvoorbeeld door de gegevens versleuteld te versturen. Leg ook vast welke gegevens je via e-mail deelt en welke je op een andere, veiligere manier beschikbaar stelt.
Hoe richt je de salarisadministratie veilig in?
Wil je loonstroken veilig verstrekken en tegelijkertijd je salarisadministratie efficiënt inrichten? Dan is het belangrijk dat de processen en instellingen goed op elkaar aansluiten.
Met een goede inrichting kun je onder andere:
Loonstroken automatisch laten genereren na goedkeuring van de salarisrun.
Salarisgegevens verwerken op basis van aangeleverde mutaties en contractgegevens.
Loonstroken veilig beschikbaar stellen aan medewerkers.
Loonstroken digitaal archiveren, zodat ze later terug te vinden zijn.
Twijfel je of jouw salarisadministratie goed is ingericht? Dan kan het zinvol zijn om de instellingen en processen te laten controleren. Zo voorkom je onnodige handmatige stappen en zorg je dat medewerkers hun loonstroken veilig kunnen raadplegen.
Bij PAGATI helpen we organisaties met de inrichting en verwerking van hun salarisadministratie. We houden rekening met de geldende wet- en regelgeving en de toepasselijke cao-afspraken. Zo zorgen we ervoor dat processen goed zijn ingericht en medewerkers veilig toegang hebben tot hun loonstroken.
Hulp nodig bij de inrichting van jouw salarisadministratie?
Een goede inrichting begint bij de juiste instellingen en afspraken. Denk bijvoorbeeld aan het beschikbaar stellen van loonstroken tijdens de onboarding of het opnemen van afspraken over digitale verstrekking in de arbeidsovereenkomst.
Wij helpen je bij het optimaliseren van je salarisadministratie, zodat deze altijd op orde is en medewerkers veilig toegang hebben tot hun loonstroken.
