De decembermaand komt er weer aan! Voor veel HR-afdelingen betekent dat kerstpakketten bestellen, cadeaubonnen uitzoeken en misschien alvast plannen maken voor een gezellige kerstborrel. Leuk natuurlijk, maar heb je ook al aan de werkkostenregeling (WKR) gedacht?

Aan het einde van het jaar is het belangrijk om te weten hoeveel vrije ruimte jouw organisatie nog heeft, om onverwachte fiscale kosten te voorkomen. In deze blog lees je waar je op moet letten.

Wat is de WKR?
De WKR is een fiscale regeling waarmee werkgevers bepaalde vergoedingen en verstrekkingen onbelast aan medewerkers mogen geven. Hiervoor is jaarlijks een bepaalde hoeveelheid vrije ruimte beschikbaar.

In 2026 bedraagt deze vrije ruimte:

• 2% over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom.
• 1,18% over het bedrag daarboven.

Heb je meer uitgegeven dan de beschikbare vrije ruimte? Dan betaal je over het meerdere 80% eindheffing.

Hoeveel vrije ruimte heb je nog?
De vrije ruimte is het maximale bedrag dat een werkgever jaarlijks belastingvrij mag besteden aan extra’s voor medewerkers. Je berekent dit op basis van de fiscale loonsom. Vervolgens trek je de bedragen af die al als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte zijn gebracht.

Een voorbeeld: heeft jouw organisatie een fiscale loonsom van € 500.000? Dan bedraagt de vrije ruimte in 2026 € 9.180 (2% over € 400.000 en 1,18% over € 100.000).

Heb je hiervan al € 7.500 gebruikt? Dan blijft er nog € 1.680 over voor bijvoorbeeld kerstpakketten en andere eindejaarsgeschenken.

Kerstpakketten, cadeaubonnen en het gebruikelijkheidscriterium
Kerstpakketten, cadeaubonnen, kerstborrels en personeelsfeesten kunnen onder voorwaarden worden aangewezen als eindheffingsloon en ten laste komen van de vrije ruimte.

Dat geldt ook voor een geldbedrag: net als een cadeaubon is dat loon, en je kunt het onder voorwaarden aanwijzen als eindheffingsloon binnen de WKR. Voorwaarde is wel dat de verstrekking voldoet aan het gebruikelijkheidscriterium.

Dit criterium houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen die je aanwijst als eindheffingsloon gebruikelijk moeten zijn. De Belastingdienst hanteert hiervoor een doelmatigheidsgrens van € 2.400 per medewerker per jaar. Dit is geen absoluut maximum: ook hogere bedragen kunnen onder voorwaarden gebruikelijk zijn.

Wat als je over de vrije ruimte heen gaat?
Komt jouw organisatie boven de beschikbare vrije ruimte uit? Dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over het bedrag waarmee je de vrije ruimte overschrijdt.

Voor de WKR over 2026 neem je de eindheffing op in de loonaangifte van januari 2027. Je mag de eindheffing ook al in december 2026 afrekenen. Profit controleert beide aangifteperioden.

De exacte indiendatum in 2027 hangt af van jouw aangiftetijdvak en de termijn van de Belastingdienst. Controleer die datum in Profit bij de betreffende aangifteregel in de Salarisverwerkingscockpit of via het signaal Werkgever/Loonaangifte: einddatum aangiftetermijn.

WKR controleren in AFAS Profit: 4 praktische tips
Werk je met AFAS Profit? Neem deze vier controles mee in je voorbereiding op de jaarafsluiting:

1. Controleer de vrije ruimte: bekijk in het WKR-overzicht of de WKR-rapportage hoeveel vrije ruimte al is gebruikt.
2. Controleer de looncomponenten: zijn kerstpakketten, cadeaubonnen en personeelsactiviteiten juist verwerkt en gekoppeld aan de vrije ruimte?
3. Vergeet de financiële administratie niet: zorg dat ook uitgaven buiten de salarisadministratie in het WKR-overzicht terechtkomen.
4. Voer een laatste controle uit: controleer de totale bestedingen vóór de laatste salarisverwerking van het jaar, zodat je eventueel nog kunt bijsturen.

Goed voorbereid de feestdagen in!
Door nu alvast je WKR-ruimte te controleren, voorkom je verrassingen aan het einde van het jaar. Zo weet je precies waar jouw organisatie aan toe is en kunnen medewerkers zorgeloos genieten van hun kerstpakket!

Hulp nodig bij de inrichting van Profit, de software van AFAS, of jullie salarisadministratie voor de feestdagen en het nieuwe jaar? PAGATI denkt graag met je mee. Bekijk onze mogelijkheden of neem contact met ons op