Klantportal
Contact

Auteur: Emily

Categorieën
Uncategorized

Prinsjesdag 2026: wijzigingen salarisadministratie

Prinsjesdag 2026: wijzigingen salarisadministratie

Prinsjesdag 2026: dit betekenen de plannen voor jouw salarisadministratie
Op Prinsjesdag zijn de plannen voor 2027 gepresenteerd. Voor werkgevers betekent dat: nieuwe regels om rekening mee te houden, maar ook vraagtekens. Niet alles wat vandaag is aangekondigd staat namelijk vast. In deze blog zetten we de belangrijkste uitkomsten voor salarisadministrateurs en HR-medewerkers op een rij.

Reiskostenvergoeding: €0,25 per kilometer
Een belangrijke wijziging is de maximale onbelaste kilometervergoeding, deze is in 2026 al verhoogd van €0,23 naar €0,25 per kilometer. De verhoging geldt met een terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026.

Je bent als werkgever dus niet verplicht om dit bedrag aan de medewerkers te bproetalen. Controleer of de juiste vergoeding wordt toegepast en hoe deze binnen jouw organisatie wordt ingericht voor een correcte salarisadministratie.

Wat gebeurt er met de pensioenopbouw?
Er wordt voorgesteld om in 2027 het maximale inkomen waarover je met belastingvoordeel pensioen kunt opbouwen, vast te zetten op €137.800 per jaar. Dit bedrag zou vervolgens zes jaar niet worden geïndexeerd.

Deze wijziging heeft met name invloed op werknemers met een hoger inkomen. Voor de meeste medewerkers verandert er niets. Voor werkgevers met werknemers boven deze inkomensgrens is het goed om de gevolgen voor de pensioenregeling in de gaten te houden.

Personeelskorting mogelijk niet langer belastingvrij
Als je een regeling hebt waarbij medewerkers producten kunnen kopen van hun werkgever met korting? Let dan op, de huidige belastingvrije personeelskorting van maximaal €500 per jaar zou namelijk vanaf 2027 verdwijnen. Als dit voorstel wordt aangenomen moet er worden bekeken hoe de personeelskorting vanaf 2027 in de salarisadministratie wordt verwerkt.

Youngtimerregeling opnieuw gewijzigd
De youngtimerregeling is een speciale bijtellingsregeling voor oudere zakelijke auto’s die ook privé worden gebruikt. Het kabinet stelt voor om de leeftijdsgrens voor de youngtimerregeling geleidelijk te verhogen naar 17 jaar in 2027 en 20 jaar in 2028. Daarmee wordt afgeweken van de eerder geplande verhoging naar 25 jaar.

Meer ruimte voor werknemersopties bij start-ups en scale-ups
Voor start-ups en scale-ups wordt voorgesteld om werknemersopties fiscaal aantrekkelijker te maken. De belastingheffing zou worden aangepast en meer naar een later moment verschuiven. Voor organisaties die met aandelenopties werken als onderdeel van hun arbeidsvoorwaarden kan dit interessant zijn.

Arbeidskorting en belastingtarieven
Er zijn ook voorstellen die ervoor moeten zorgen dat werknemers in 2027 iets meer netto overhouden. De arbeidskorting wordt mogelijk verhoogd en de tarieven in de eerste twee belastingschijven worden voorgesteld iets te verlagen. Wat dit precies betekent voor het nettoloon verschilt per werknemer. De nieuwe tarieven moeten uiteindelijk worden verwerkt in de salarisadministratie.

Wat betekent dit voor jouw salarisadministratie?
Prinsjesdag betekent niet dat alle aangekondigde plannen definitief zijn. Het belastingplan 2027 wordt de komende maanden behandeld door de Eerste en Tweede Kamer, tijdens die behandeling kunnen voorstellen nog worden aangepast of zelfs verdwijnen.

Nieuwe wet- en regelgeving betekent vaak meer dan alleen een wijziging in een bedrag of percentage. Ook looncomponenten, arbeidsvoorwaarden, pensioenregelingen en processen binnen je salarisadministratie kunnen geraakt worden.

Bij PAGATI volgen we de ontwikkelingen rondom salaris en HR op de voet, zo zorgen we ervoor dat jouw salarisadministratiealtijd up-to-date is. Wil jij ook een salarisadministratie die altijd in orde is? Neem dan contact met ons op!

Contact
Categorieën
Uncategorized

Overstappen naar een ander salarisadministratiekantoor

Overstappen naar een ander salarisadministratiekantoor: hoe werkt het, wat kost het en waarom?

Overstappen naar een ander salarisadministratiekantoor is vaak eenvoudiger dan je denkt. Je zegt je huidige dienstverlening op, laat je salarisadministratie zorgvuldig overdragen en spreekt af vanaf welke periode het nieuwe kantoor de salarisadministratie overneemt. Een overstap kan zorgen voor betere service, modernere systemen of duidelijkere kosten.

Waarom overstappen naar een ander salarisadministratiekantoor?
Je kunt overstappen wanneer je huidige salarisadministratiekantoor niet meer aansluit bij wat je organisatie nodig heeft. Veelvoorkomende redenen zijn:

  • Betere service: je wilt sneller antwoord en een vast aanspreekpunt.
  • Modernere systemen: je wilt meer automatisering en efficiënter werken.
  • Groei van je organisatie: je salarisadministratie wordt complexer.
  • Duidelijkere kosten: je wilt weten waarvoor je betaalt.
  • Meer ondersteuning: je zoekt een kantoor dat met je meedenkt over HR en salaris.

Waar moet je op letten voordat je overstapt?
Controleer voordat je overstapt eerst je huidige afspraken en de manier waarop je salarisadministratie is ingericht. Let vooral op:

  • de opzegtermijn van je huidige overeenkomst
  • eventuele kosten voor beëindiging of gegevensoverdracht
  • welke gegevens worden overgedragen
  • wie de laatste loonaangifte en eventuele correcties verzorgt
  • welke koppelingen opnieuw moeten worden ingericht, bijvoorbeeld met HR, urenregistratie, boekhouding of pensioen

Hoe werkt de overstap?
Een overstap naar een ander salarisadministratiekantoor bestaat meestal uit vijf stappen:

  1. Kennismaking en inventarisatie
    Je bespreekt de huidige salarisadministratie, het aantal medewerkers, cao’s, looncomponenten, systemen en koppelingen.
  2. Opzeggen van je huidige kantoor
    Je zegt de dienstverlening op en maakt afspraken over de laatste salarisverwerking en overdracht.
  3. Overdracht van de gegevens
    De benodigde salarisgegevens en historische informatie worden overgedragen aan het nieuwe kantoor.
  4. Inrichten en controleren
    De nieuwe salarisadministratie wordt ingericht en de gegevens en eventuele koppelingen worden gecontroleerd en getest.
  5. Start bij het nieuwe kantoor
    Na de controles neemt het nieuwe kantoor de salarisverwerking over. Dit kan bijvoorbeeld per 1 januari, maar een overstap gedurende het jaar is ook mogelijk.

Wat kost overstappen naar een ander salarisadministratiekantoor?
De kosten van een overstap bestaan meestal uit eenmalige implementatiekosten en de structurele kosten voor de salarisadministratie. De prijs hangt onder andere af van het aantal medewerkers, de complexiteit van de administratie, cao’s, looncomponenten en koppelingen.

Wat gebeurt er met je salarisadministratie tijdens de overstap?
Tijdens de overstap is een goede overdracht belangrijk om ervoor te zorgen dat de salarisverwerking door kan gaan. Spreek daarom duidelijk af wie verantwoordelijk is voor de laatste verwerking, loonaangifte en eventuele correcties.

Overstappen naar PAGATI
Wil je overstappen naar een ander salarisadministratiekantoor? PAGATI begeleid je bij de volledige overgang. We brengen je huidige administratie en werkwijze in kaart, zorgen voor een zorgvuldige overdracht en stemmen de inrichting en eventuele koppelingen met je af. Zo weet je vooraf waar je aan toe bent en kun je zo soepel mogelijk overstappen naar een salarisadministratie die past bij je organisatie.

Overweeg je een overstap? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Contact
Categorieën
Uncategorized

Profit tip: twee dingen die je pas mist als het te laat is

Profit tip: twee dingen die je pas mist als het te laat is

De tip van: Mark – Managing Consultant

Sommige fouten in de salarisadministratie zie je meteen. Een verkeerd bedrag op een loonstrook bijvoorbeeld. Maar er zijn ook zaken die je pas veel later ontdekt. En dan kan het flink wat tijd of geld kosten. In deze blog deelt Mark, eigenaar van PAGATI, twee punten om goed in de gaten te houden: verlofsaldi en loonkostenvoordeel (LKV).

Zet afgesloten verlofjaren op slot (mogelijk vanaf Profit 8)
Verlof in Profit wordt berekend aan de hand van onder andere het rooster, het dienstverband en de instellingen van de verlofsoort. Dat betekent dat een herberekening ook gevolgen kan hebben voor oudere verlofjaren. Ga je in Profit naar HRM > Aan- en afwezigheid > Herberekenen verlof, dan geef je aan vanaf welk jaar je opnieuw wilt rekenen.

Profit gebruikt daarbij de instellingen die op dat moment in het systeem staan, en daar kan het misgaan. Misschien zijn de instellingen in de afgelopen jaren veranderd. Er zijn bijvoorbeeld nieuwe verlofsoorten toegevoegd, opbouwregels aangepast of vervaldata gewijzigd. Als je vervolgens een oud jaar opnieuw laat berekenen met de huidige instellingen, kan het verlofsaldo van medewerkers veranderen.

De berekening van Profit kan dan technisch helemaal kloppen. Maar aan een medewerker uitleggen waarom zijn of haar verlofsaldo van een paar jaar geleden ineens anders is, is een stuk lastiger.

Wat kan dat betekenen?
Een herberekening raakt vaak niet één medewerker, maar meerdere medewerkers tegelijk. Je moet dan uitzoeken waar de verschillen vandaan komen, oude gegevens controleren en medewerkers uitleg geven. Dat kost tijd én kan voor onduidelijkheid zorgen bij medewerkers.

Zo voorkom je problemen

  • Controleer je verlofsoorten regelmatig: Kijk of de instellingen en uiterste boekingsdata nog kloppen met de cao en je arbeidsvoorwaarden.
  • Zet afgesloten jaren op slot: Vanaf Profit 8 kun je periodes in de verloftabel blokkeren. Het lopende jaar moet natuurlijk wel open blijven voor correcties.
  • Herbereken alleen wat nodig is: Vul bij ‘Vanaf jaar’ het jaar in waar de wijziging betrekking op heeft. Ga niet standaard meerdere jaren terug.

Zorg dat oude verlofjaren niet zomaar opnieuw worden berekend met de instellingen van vandaag.

Laat geen loonkostenvoordeel liggen
Het loonkostenvoordeel (LKV) is een tegemoetkoming voor werkgevers die werknemers uit bepaalde doelgroepen in dienst nemen. Afhankelijk van de doelgroep kan dit een flink bedrag per medewerker opleveren. Bij sommige doelgroepen kan het om duizenden euro’s per jaar gaan. Toch wordt LKV regelmatig gemist. Vaak simpelweg omdat er bij een nieuwe medewerker niet op tijd aan wordt gedacht.

Drie maanden is de grens
Voor de meeste LKV’s moet een werknemer binnen drie maanden na de eerste werkdag een doelgroepverklaring aanvragen bij UWV of de gemeente. Als werkgever kun je dit onder voorwaarden ook zelf aanvragen. Ben je te laat? Dan vervalt het recht op LKV. Ook als de medewerker verder wel aan alle voorwaarden voldoet. Bij een nieuwe medewerker zijn er natuurlijk veel dingen om te regelen: het contract, persoonsgegevens, de eerste loonrun en de onboarding. LKV staat dan niet altijd bovenaan het lijstje. Voor je het weet, zijn de drie maanden voorbij.

Voor de doelgroep banenafspraak gelden sinds 1 januari 2026 andere regels. Daar is geen doelgroepverklaring meer nodig. Je controleert via het werkgeversportaal van UWV of de medewerker in het doelgroepregister staat. Dit LKV is bovendien structureel geworden: je kunt het ontvangen zolang de medewerker in dienst is.

Een verklaring alleen is niet genoeg
Heb je een doelgroepverklaring ontvangen? Dan ben je er nog niet. Je moet het LKV ook goed verwerken in de aangifte loonheffingen. Staat de verklaring wel in het dossier, maar is de juiste indicatie niet vastgelegd? Dan ontvang je het LKV niet.

Zo houd je grip op LKV
Maak LKV onderdeel van je onboarding: Controleer bij iedere nieuwe medewerker of er mogelijk recht op LKV bestaat.

  1. Zet de deadline meteen in je agenda: Noteer de startdatum plus drie maanden en plan een herinnering.
  2. Controleer je administratie én de loonaangifte: Zorg dat de doelgroepverklaring in het dossier staat en de juiste indicatie in de aangifte is verwerkt.
  3. Controleer de voorlopige berekening van UWV: Deze ontvang je uiterlijk 15 maart over het voorgaande jaar. Klopt er iets niet? Dan kun je tot en met 1 mei een correctiebericht indienen.
  4. Let op lopende aanvragen: Staat een doelgroepverklaring op 31 januari nog open? Controleer dan of je de indicatie later alsnog goed moet zetten en vóór 1 mei een correctiebericht moet indienen.

Let op: het LKV voor oudere werknemers van 56 jaar en ouder is per 1 januari 2026 afgeschaft voor nieuwe dienstverbanden. Voor werknemers die eerder in dienst kwamen, geldt overgangsrecht. Valt een werknemer ook onder een andere doelgroep, bijvoorbeeld arbeidsgehandicapten, dan kan daar mogelijk nog wel LKV voor gelden.

Mark’s tip
Maak van deze twee punten een vast onderdeel van je administratie.

  1. Bij een nieuwe medewerker: controleer of er mogelijk recht is op LKV en zet de deadline meteen in je agenda.
  2. Bij de jaarafsluiting: controleer je verlofinstellingen, sluit afgesloten verlofjaren af en herbereken oude jaren alleen als dat echt nodig is.

En vergeet 1 mei niet als belangrijke deadline voor eventuele Wtl-correcties.

Tot slot
Bij beide onderwerpen geldt eigenlijk hetzelfde: regel het op tijd en leg het goed vast. Een oud verlofsaldo aanpassen kan veel uitzoekwerk opleveren. En een gemiste LKV-deadline kun je achteraf niet zomaar herstellen.

Wil je iemand laten meekijken naar je verlofinrichting voordat je gaat herberekenen? Of wil je weten of je mogelijk LKV laat liggen? Mijn collega’s en ik denken graag met je mee.

Contact
Categorieën
Uncategorized

Arbeidskorting op uitkeringen wordt gewijzigd

Arbeidskorting op uitkeringen wordt gewijzigd

Betaal je als werkgever een arbeidsongeschiktheidsuitkering aan een werknemer?
Per 1 januari 2027 mag je op het loon naast de uitkering geen arbeidskorting meer toepassen. In deze blog leggen we uit wat er verandert, waarom dit gebeurt en wat je nu al kunt doen om verrassingen te voorkomen.

Wat verandert er?
Op dit moment telt een arbeidsongeschiktheidsuitkering die via de werkgever wordt uitbetaald, mee bij het loon. Daardoor krijgt de werknemer arbeidskorting over het volledige bedrag, dus over het loon en de uitkering samen.

Vanaf 1 januari 2027 mag dat niet meer. De uitkering telt dan niet langer mee voor de arbeidskorting. Alleen het loon uit het dienstverband zelf geeft nog recht op arbeidskorting. Dit kan ook gevolgen hebben voor de inkomensafhankelijke combinatiekorting (IACK), omdat de uitkering niet meer als inkomen uit werk telt.

Waarom deze wijziging?
Volgens de Hoge Raad zorgt de huidige regeling voor een ongelijke behandeling. Werknemers die hun uitkering rechtstreeks van UWV ontvangen, krijgen namelijk géén arbeidskorting over die uitkering. Werknemers die dezelfde uitkering via hun werkgever ontvangen, kregen dat tot nu toe wel.

Wat betekent dit voor de werkgever?
Financieel verandert er niets voor je als werkgever. Wel verandert de administratieve verwerking:

  • De uitkering moet vanaf 2027 apart worden bijgehouden in een eigen inkomstenverhouding.
  • Loon en uitkering tel je nog steeds samen, maar je past er verschillende loonbelastingtabellen op toe.

Bespreek dit op tijd met je salarisadministrateur. Doe je de salarisadministratie zelf, maar twijfel je of je de wijziging correct doorvoert? Dan is het verstandig jezelf te informeren bij een salarisadministrateur.

Wat gebeurt er met het loon?
Als werkgever heeft de wijziging geen financiële gevolgen, maar de werknemer krijgt in de meeste gevallen een lager nettoloon. Alleen jij (of jouw salarisverwerker) weet hoe de uitkering en het overige loon precies worden samengesteld en uitbetaald. Maak samen een inschatting van het nieuwe nettoloon om verrassingen te voorkomen en communiceer deze wijziging op tijd met de werknemer(s). Het UWV kan deze berekening niet voor je uitvoeren.

Ondersteuning nodig bij deze wijziging?
Het is belangrijk om dit soort wijzigingen op tijd door te voeren in je systeem, want vanaf 1 januari 2027 mag je geen arbeidskorting meer toepassen op de uitkering. Ons team is altijd op de hoogte van de recente wet- en regelgeving en past dit altijd secuur en tijdig toe.

  • We controleren of jouw systeem klaarstaat voor de nieuwe regels.
  • We helpen bij het inrichten van de aparte inkomstenverhouding.
  • We kunnen helpen bij het maken van een inschatting van het nieuwe nettoloon voor de desbetreffende werknemers.

Wil je samen jouw situatie bespreken? Neem contact met ons op, dan kijken we graag met je mee en maken we jouw administratie op tijd in orde! Wil je meer informatie? Neem dan een kijkje op de website van het UWV of lees de nieuwsbrief van de Rijksoverheid.

Contact
Categorieën
Uncategorized

Fouten in de salarisadministratie: wat zijn de gevolgen?

kosten loonadministratie

Fouten in de salarisadministratie: wat zijn de gevolgen?

kosten salarisadministratie

Fouten in de salarisadministratie komen vaker voor dan je zou denken. Een loonstrook lijkt een eenvoudig document: een paar regels met bijbehorende bedragen en een paar afkortingen. Maar als je ooit te maken hebt gehad met een foutieve loonstrook, weet je dat de gevolgen groter zijn dan een simpele correctie. Het kan namelijk ook leiden tot boetes bij de Belastingdienst en ontevreden medewerkers die het vertrouwen verliezen in hun werkgever.

Waarom fouten in de salarisadministratie voorkomen
Salarisadministratie is complexer dan het lijkt. Cao’s veranderen regelmatig, belastingregels worden bijgesteld en pensioenpremies verschillen per sector en per situatie. Voeg daar personeelswisselingen, deeltijdcontracten en tijdsdruk aan toe, en de kans op fouten neemt snel toe.

Veel bedrijven werken bovendien nog met verouderde systemen of verwerken loonstroken deels handmatig. Dat maakt het proces foutgevoelig, zeker wanneer er weinig tijd is om alles dubbel te checken. Het gevolg hiervan is dat fouten vaak pas opvallen wanneer het te laat is.

Tel daar personeelswisselingen, verschillende contracturen en deadlines bij op, en het is niet zo gek dat er soms iets misgaat.

Ook handmatige werkzaamheden of systemen die niet goed op elkaar aansluiten kunnen de kans op fouten vergroten. Zeker als er weinig tijd is om alles nog een keer te controleren.

Wat kost een fout?
De eerste kosten zijn vaak makkelijk te zien. Een loonstrook moet worden aangepast en iemand moet uitzoeken waar het mis is gegaan. Soms moeten ook aangiftes of eerdere loonstroken worden gecorrigeerd. Maar er is ook een andere kant. Een medewerker die regelmatig een fout in het salaris tegenkomt, kan daar natuurlijk vragen over hebben. En hoe vaker het gebeurt, hoe vervelender dat wordt. Daarnaast kost het herstellen van fouten tijd. Tijd die HR of de salarisadministratie ook aan andere werkzaamheden had kunnen besteden.

Welke fouten in de salarisadministratie komen regelmatig voor?In de praktijk zien we dat bepaalde onderdelen extra aandacht vragen. Bijvoorbeeld:

  • de bijtelling van een auto van de zaak
  • vakantiegeld en eindejaarsuitkeringen
  • pensioenpremies, toeslagen en vergoedingen
  • wijzigingen in contracturen
  • medewerkers die gedurende het jaar in of uit dienst gaan
  • veranderingen in cao’s of wet- en regelgeving

Een kleine wijziging kan soms al gevolgen hebben voor meerdere onderdelen van de salarisadministratie.

Hoe houd je de kans op fouten klein?
Een goede inrichting van je salarisadministratie helpt natuurlijk. Maar minstens zo belangrijk zijn regelmatige controles en actuele kennis van de regels.

Gebruik je bijvoorbeeld Profit, de software van AFAS? Dan is het belangrijk dat de inrichting goed aansluit op jouw organisatie en dat wijzigingen op tijd worden verwerkt. Automatisering kan daarbij veel handmatig werk en controles schelen.

Lukt het niet om alle kennis en capaciteit zelf in huis te hebben? Dan kan ondersteuning van een salarisadministrateur een praktische oplossing zijn.

Hulp nodig?
Een foutje kan altijd gebeuren. Het gaat er vooral om dat je weet waar de risico’s zitten en dat je de salarisadministratie regelmatig controleert. Wil je eens sparren over jullie salarisadministratie? Wij denken graag met je mee.

Contact
Categorieën
Uncategorized

Wat is payroll?

Salarisadministratie uitbesteden? | Specialist in Den Bosch

Wat is payroll?

Salarisadministratie uitbesteden? | Specialist in Den Bosch

Payroll, ook wel salarisadministratie, is het volledige proces rondom de verloning van medewerkers: van het berekenen en verwerken van salarissen tot loonheffingen, cao-toepassing en pensioenafdracht. Je hebt de term waarschijnlijk al vaak voorbij zien komen. Maar waarom besteden zoveel bedrijven payroll uit aan een specialist? In deze blog leggen we je uit wat payroll precies inhoudt.

Wat betekent payroll?
Payroll, ook wel salarisadministratie, is het volledige proces rondom de verloning van medewerkers. En dat is niet zo eenvoudig als elke maand gewoon een bedrag overmaken, onder payroll valt namelijk ook:

  • Het berekenen en verwerken van salarissen
  • Het correct toepassen van cao’s en arbeidsvoorwaarden
  • Loonheffingen, premies en pensioenafdracht
  • Vakantiegeld, verlofopbouw en eindejaarsuitkeringen

En dat moet dan ook nog eens elke maand foutloos, op tijd en volgens de wet- en regelgeving gebeuren. Een foutje in de verwerking kan namelijk direct grote gevolgen hebben voor werknemer en werkgever.

Hier is een kort, feitelijk stukje dat je zo in de blog kunt verwerken:

Payroll versus payrolling
Payroll en payrolling worden vaak door elkaar gehaald, maar zijn niet hetzelfde. Bij payroll, ook wel salarisadministratie, blijft de medewerker gewoon in dienst bij de eigen werkgever. Er wordt alleen de administratieve verwerking van salarissen, loonheffingen en arbeidsvoorwaarden uitbesteed. Bij payrolling ligt dit anders: daar neemt een payrollbedrijf het formele werkgeverschap over van medewerkers die feitelijk bij een andere organisatie werken. 

Waarom payroll complex is
Payroll lijkt misschien een routine die elke maand hetzelfde is, maar in de praktijk krijg je te maken met wisselende cao’s en arbeidsvoorwaarden, wetswijzigingen en het zorgvuldig onderhouden en inrichten van je software, zoals programma’s van AFAS.

Specifieke situaties kunnen veel tijd en geld kosten. Denk bijvoorbeeld aan een werknemer die uit dienst gaat. Zeker wanneer de beschikbare informatie niet klopt. Eén klein detail kan er al voor zorgen dat de gehele verwerking volledig fout is. Daarom is het fijn als hier iemand bovenop zit, altijd of tijdelijk.

Een voorbeeld uit de praktijk
Om te laten zien hoe zoiets er in de praktijk uitziet hebben we een voorbeeld geschetst:

Een organisatie neemt een ander bedrijf over, inclusief personeel. In één klap komen er tientallen medewerkers bij. Zij vallen onder een andere cao, met eigen afspraken over toeslagen en pensioen. Een deel is bovendien langdurig ziek en zit middenin een re-integratietraject. Om het extra ingewikkeld te maken, blijkt de vorige salarisadministratie al maanden een verkeerde pensioengrondslag te hebben gebruikt. Dit moet met terugwerkende kracht worden gecorrigeerd. Tegelijkertijd wil je voorkomen dat medewerkers ineens met een onverwachte naheffing worden geconfronteerd.

Dit loopt allemaal door elkaar heen, maar moet ook kloppen. Een verkeerde aanname kan grote gevolgen hebben voor al deze medewerkers. Voor een HR-afdeling die zoiets zelden meemaakt, is het vrijwel onmogelijk om dit foutloos af te handelen.

Dit is precies zo’n situatie waarin een specialist het verschil maakt. Iemand die het overzicht bewaart en soortgelijke situaties kent. En die alles correct uitzoekt en verwerkt.

Zelf doen of uitbesteden?
Steeds meer organisaties kiezen ervoor om hun salarisadministratie uit te besteden, omdat het meer oplevert dan dat het kost. De voordelen zijn vooral:

  • Tijdwinst: je bent geen uren kwijt aan handmatige verwerking, het uitzoeken van complexe casussen of het bijhouden van wetswijzigingen.
  • Minder risico’s op fouten: specialisten kennen verschillende situaties en houden zich dagelijks bezig met het vak.
  • Continuïteit: je hebt geen zorgen bij ziekte of het vertrek van een medewerker, omdat je het uitbesteedt aan een specialist die jouw organisatie door en door kent.
  • Focus op andere prioriteiten: je creëert tijd en ruimte voor andere projecten en taken.

Benieuwd naar salarisadministratie uitbesteden?
Bij PAGATI krijg je één contactpersoon die zich volledig verdiept in jouw organisatie en processen. De kracht van onze specialisten zit in het toepassen van praktijkkennis, afgestemd op de wensen en mogelijkheden van jouw organisatie en branche.

Salarisadministratie
Categorieën
Uncategorized

Wat doet een salarisadministrateur?

Wat doet een salarisadministrateur?

Elke maand staat het salaris op tijd op de rekening, kloppen de loonstroken en worden de aangiftes correct ingediend bij de Belastingdienst. Dat lijkt vanzelfsprekend, maar achter dit proces zit een specialist die ervoor zorgt dat alles klopt. In deze blog leggen we uit wat een salarisadministrateur precies doet en waarom salarisadministratie uitbesteden voor veel organisaties een slimme keuze is.

Wat is het werk van een salarisadministrateur?
Een salarisadministrateur verwerkt de salarissen binnen een organisatie. Dat klinkt misschien eenvoudig, maar er komt veel meer bij kijken dan alleen het maken van een loonstrook.

Zo controleren en verwerken we onder andere gewerkte uren, verlof, ziekmeldingen, bonussen, onkostenvergoedingen en verschillende toeslagen. Een kleine fout in een van deze onderdelen kan al grote gevolgen hebben voor zowel de werknemer als de werkgever.

En juist daar zit de uitdaging. Op papier lijkt salarisadministratie vooral rekenwerk, maar in de praktijk krijgen salarisadministrateurs dagelijks te maken met complexe situaties, zoals:

  • Meerdere cao’s binnen één organisatie, elk met eigen loonschalen en toeslagen.
  • Cao-wijzigingen die met terugwerkende kracht moeten worden verwerkt.
  • Afwijkende contractvormen, zoals oproep- of min-maxcontracten, met eigen regels voor vakantiedagen en loondoorbetaling.
  • Combinaties van regelingen, bijvoorbeeld een medewerker die gedeeltelijk ziek is én een persoonlijke toeslag ontvangt.

Bij PAGATI nemen we de tijd om afwijkende situaties zorgvuldig uit te zoeken voordat we een loonstrook verwerken. Zo weet je zeker dat alles klopt, ook als de situatie niet standaard is.

Wet- en regelgeving bijhouden
Het werk van een salarisadministrateur stopt niet bij het verwerken van salarissen. Ook veranderingen in wet- en regelgeving moeten voortdurend worden bijgehouden…, zoals wijzigingen in:

  • belastingtarieven en heffingskortingen.
  • cao-afspraken over lonen en toeslagen.
  • wetgeving, zoals de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB).
  • pensioenregelingen en premieafdrachten.

Het bijhouden van al deze ontwikkelingen én het verwerken van de wijzigingen kost veel tijd en vraagt specialistische kennis. Daarom volgen we bij PAGATI de wijzigingen dagelijks en verwerken we ze direct in jouw salarisadministratie. Zo weet je zeker dat alles blijft voldoen aan de actuele wet- en regelgeving.

Meer dan alleen salarissen verwerken
Het werk van een salarisadministrateur gaat verder dan het berekenen van salarissen. Ook het indienen van aangiftes, het onderhouden van contact met instanties en het op orde houden van personeelsdossiers behoren tot de werkzaamheden.

Denk bijvoorbeeld aan:

  • het indienen van de maandelijkse aangifte loonheffingen bij de Belastingdienst;
  • contact met het UWV en pensioenfondsen;
  • het actueel houden van personeelsdossiers;
  • het voorbereiden op eventuele controles.

Bij PAGATI nemen we dit volledig uit handen. We verzorgen de aangiftes, onderhouden het contact met de verschillende instanties en zorgen ervoor dat jouw personeelsdossiers altijd compleet en actueel zijn. Daarnaast heb je één vast aanspreekpunt dat met je meedenkt en je adviseert wanneer dat nodig is.

Salarisadministratie uitbesteden: de voordelen en nadelen
Twijfel je of salarisadministratie uitbesteden iets is voor jouw organisatie? Hieronder zetten we de belangrijkste voordelen en nadelen op een rij.

Voordelen

  • Je bespaart tijd en kunt je richten op je onderneming.
  • Je bent altijd verzekerd van actuele kennis van wet- en regelgeving.
  • De kans op fouten wordt kleiner dankzij ervaren specialisten en vaste controles.
  • Je bent niet afhankelijk van één medewerker bij ziekte of vakantie.
  • Je hebt één vast aanspreekpunt voor jou en je medewerkers.

Nadelen

  • Je geeft een deel van de directe controle uit handen.
  • Er zijn kosten verbonden aan de dienstverlening.
  • Goede afstemming en duidelijke communicatie met de dienstverlener blijven belangrijk.

Waarom kiezen voor PAGATI?
Voor de meeste ondernemers wegen de nadelen van uitbesteden niet op tegen de voordelen. Bij PAGATI combineren we meer dan 20 jaar ervaring in salarisadministratie met uitgebreide HR- en consultancykennis. Daardoor kijken we verder dan alleen de loonverwerking en denken we mee over de oplossing die het beste past bij jouw organisatie, processen en budget.

Persoonlijk contact staat daarbij centraal. Je krijgt één vast aanspreekpunt en de communicatielijnen zijn kort. Meer weten? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op.

Contact
Categorieën
Uncategorized

Slimme automatisering in Profit, de software van AFAS

Salarisadministratie Den Bosch

Slimme automatisering in Profit, de software van AFAS

Salarisadministratie Den Bosch

Automatisering in Profit (de software van AFAS) scheelt HR- en salarisafdelingen structureel veel tijd. Handmatig werk neemt af. De kans op fouten in salaris en verlofregistratie wordt kleiner. Bovendien houd je tijd over voor de dingen die er echt toe doen. In deze blog lees je over een aantal automatiseringsfuncties die al standaard in Profit zitten. Toch worden ze lang niet altijd goed benut. Juist in situaties waar je niet snel bij stilstaat.

Ouderschapsverlof automatiseren
Een kind krijgen is al een hele klus. Gelukkig neemt Profit een groot deel van het papierwerk uit handen. Zodra een medewerker zelf het kindje vastlegt als familielid, zet Profit automatisch het verlofsaldo klaar. Niemand bij HR hoeft hier iets voor in te typen.

Ouderschapsverlof wordt in de praktijk vaak niet in één keer volledig opgenomen. Medewerkers spreiden het verlof liever over een langere periode en combineren dit met werken. Denk aan een vast dagdeel per week, of aangepaste uren omdat de kinderopvang nog niet rond is. Werkt iemand hierdoor tijdelijk meer of minder uren? Dan blijft het aantal weken verlof gelijk. Profit rekent zelf automatisch opnieuw uit hoeveel uren die weken waard zijn.

Er is nog een slim detail dat weinig HR-medewerkers kennen: de prioritering tussen verlofsoorten. Stel dat iemand elke vrijdagmiddag structureel ouderschapsverlof heeft. Boekt diezelfde medewerker daarna een week vakantie? Dan valt die vrijdagmiddag daar automatisch ook onder. Zonder de juiste instelling telt Profit die middag simpelweg als vakantie-uren, terwijl het eigenlijk ouderschapsverlof had moeten blijven. Geef je ouderschapsverlof een hogere prioriteit dan vakantie, dan lost Profit dit vanzelf op.

Reiskosten makkelijk declareren
Ook bij reiskosten neemt Profit automatisering serieus. Even wat context: gewone woon-werkkilometers worden vaak anders vergoed of belast dan kilometers voor een zakelijke reis. Rijdt iemand tijdens een dienstreis toevallig ook een stuk van de normale route naar werk? Dan moet dat woon-werkstukje apart worden gehouden. Anders wordt dit per ongeluk als volledig zakelijke rit gedeclareerd.

Profit corrigeert dit automatisch. Boekt iemand een dienstreis met meerdere tussenstops, dan haalt het systeem het actuele thuisadres en de werklocatie erbij. Vervolgens haalt Profit het woon-werkstuk er zelf uit. Verhuist iemand? Dan verandert die correctie automatisch mee, zonder handmatig werk.

Vult iemand bij een declaratie “thuis” in als vertrek- of aankomstpunt, dan herkent Profit dit direct. De juiste correctie wordt meteen toegepast. En bij een retourreisje verdubbelt het systeem simpelweg de kilometers. Zo hoeft niemand dit zelf nog uit te rekenen.

Verlof en verzuim
Niet elke verlofaanvraag verdient een handtekeningenronde. Kleine aanvragen, zoals één dag of minder, kun je in Profit automatisch laten goedkeuren. Een manager hoeft er dan niet meer naar te kijken.

Verzuim, verlofsaldo en aflopende contracten verzamelt Profit netjes in één dashboard. HR hoeft hierdoor niet meer zelf achter losse Excel-bestanden aan. Bij ziekmeldingen kan het systeem bovendien automatisch en digitaal contact leggen met het UWV. Handig, want dit gaat inclusief een seintje zodra de volgende stap in het verzuimtraject nodig is. Precies het moment waarop het zonder automatisering nog weleens misgaat.

Voordelen van automatisering
Automatisering voorkomt niet alleen dubbel werk. Vooral het sluipende gevoel dat er iets is blijven liggen, verdwijnt hierdoor. Denk aan een correctie die niet is uitgevoerd, of een deadline die stilletjes is verstreken. Zonder automatisering ontdek je dit vaak pas achteraf, bijvoorbeeld op een foutieve salarisstrook.

Hoe automatiseer ik mijn HR-processen?
De meeste van deze functies staan al standaard in Profit. Toch moeten ze bewust worden ingericht. Dat automatiseren kan in het begin best spannend voelen. Maar zodra alles goed staat, levert het vooral gemak en plezier op.

Daar helpen we graag bij. Onze specialisten bij PAGATI weten precies hoe automatisering in AFAS Profit werkt. Zij richten dit graag goed voor je in, voor organisaties van elke omvang, in elke sector en ook in de meest specifieke situaties. Wil jij jouw Profit-omgeving ook slimmer en makkelijker inrichten? We denken graag met je mee!

Contact
Categorieën
Uncategorized

HR- en salarisprocessen vakantieproof in 3 stappen

HR- en salarisprocessen vakantieproof in 3 stappen

De zomer is in volle gang en dat merk je: agenda’s lopen leeg, veel collega’s zijn al op vakantie en de vaste beheerder van jullie Profit-omgeving is misschien zelf ook al een paar weken weg. Maar ook in deze periode lopen HR- en salarisprocessen door, verlofaanvragen, ziekmeldingen, goedkeuringen. Een goede voorbereiding voorkomt dat je na de vakantie voor verrassingen komt te staan.

Bij PAGATI zien we ieder jaar dezelfde knelpunten terugkomen bij organisaties die met Profit, de software van AFAS, werken. In deze blog delen we graag onze ervaring over drie thema’s die deze periode extra aandacht verdienen.

1. Vervanging en workflow-goedkeuring: wie neemt het over?

Workflows in Profit lopen door, ook nu de beheerder of leidinggevende met vakantie is. Verlofaanvragen, deelnamewijzigingen of declaraties die blijven liggen omdat er niemand is om ze goed te keuren, leiden al snel tot vertraging en na de vakantie tot een stapel achterstallig werk.

Ons advies: controleer nu of er vangers zijn ingesteld voor iedereen die een sleutelrol heeft in een goedkeuringsproces. Dit voorkom je het makkelijkst door structureel te werken met vervangingsregels in plaats van dit ad hoc per vakantieperiode te regelen, dat scheelt ieder jaar opnieuw uitzoekwerk.

2. Verlofsaldo’s en de jaarovergang

Rond de zomer stapelen verlofaanvragen zich vaak op, en dat is precies het moment waarop foutjes in saldi het snelst zichtbaar worden, een medewerker die meer opneemt dan er nog openstaat, of een saldo dat niet goed is overgezet bij een eerdere jaarovergang.

Ons advies: loop nu, terwijl het overzichtelijk is, de verlofsaldi na van medewerkers die veel vakantie opnemen. Zo voorkom je dat kleine afwijkingen zich opstapelen tot een groter probleem bij de jaarovergang aan het einde van het jaar.

3. Ziekmeldingen tijdens de vakantieperiode

Een ziekmelding tijdens de vakantie van een medewerker (of van de vervangende beheerder) brengt eigen regels met zich mee, bijvoorbeeld rond het moment waarop de wachttijd voor de Ziektewet ingaat en wie dit binnen de organisatie moet opvolgen. Als dit proces niet duidelijk is belegd, ontstaat het risico dat een melding blijft liggen tot iemand terug is van vakantie, met financiële gevolgen van dien.

Ons advies: zorg dat er, ook nu tijdens de zomer, altijd iemand verantwoordelijk is voor het tijdig verwerken van ziekmeldingen en het bewaken van de bijbehorende termijnen. Dit hoeft niet dezelfde persoon te zijn als de vaste HR- of salarisverantwoordelijke, als de overdracht maar helder is.

Rustig moment, goed moment
De zomer is qua werkdruk vaak wat rustiger, en dat maakt dit hét moment om dit soort processen te controleren, in plaats van te wachten tot het najaar. Wij helpen organisaties regelmatig bij het doorlichten van vervangingsregelingen, verlofsaldi en verzuimprocessen in Profit, de software van AFAS. Wil je nu al weten waar bij jullie de aandachtspunten zitten, voordat de laatste vakantiegangers terugkomen? Neem contact met ons op.

Contact
Categorieën
Uncategorized

Nieuwe functies: Profit 8 brengt slimmere HR- en salarisprocessen

Nieuwe functies: Profit 8 brengt slimmere HR- en salarisprocessen

Een nieuwe versie van Profit roept vaak de vraag op: wat betekent dit voor mijn dagelijkse werkzaamheden? Voor HR-professionals en salarisadministrateurs gaat het vooral om de impact op de praktijk. Worden processen eenvoudiger, krijg je meer inzicht en kun je efficiënter werken? In deze blog bespreken we de belangrijkste ontwikkelingen binnen Profit 8.

Slimmer werken met AI in dagelijkse processen
Eerder deelden we al hoe Jonas, de AI-assistent binnen Profit, kan helpen bij het beantwoorden van medewerkersvragen en het slimmer afhandelen van HR-processen. Met Profit 8 wordt de rol van Jonas verder uitgebreid. Jonas is niet alleen beschikbaar als ondersteuning achteraf, maar helpt je ook tijdens het uitvoeren van werkzaamheden in Profit.

Werk je bijvoorbeeld in een workflow en heb je ondersteuning nodig? Dan kun je tijdens het proces direct met Jonas overleggen. Ook kan AI helpen bij het verwerken van gegevens en het ondersteunen bij terugkerende administratieve handelingen. Daarnaast maakt Jonas het eenvoudiger om imports te verwerken door mee te helpen bij het koppelen van aangeleverde gegevens aan de juiste velden binnen Profit.

Voor HR- en salarisadministrateurs betekent dit vooral: minder zoeken, minder handmatige stappen en sneller door dagelijkse processen heen.

Nieuwe mogelijkheden voor HR-processen
Binnen HR zijn er verschillende ontwikkelingen die zorgen voor meer mogelijkheden om processen digitaal te ondersteunen. Zo kunnen organisaties formatiebeheer ook vanuit InSite uitvoeren. Daarnaast kunnen sollicitanten hun gegevens eenvoudiger zelf aanleveren via de Pocket app. Dit maakt het proces rondom nieuwe medewerkers overzichtelijker en vermindert administratieve stappen.

Ook zijn er nieuwe mogelijkheden om HR-informatie inzichtelijker te maken, bijvoorbeeld door extra rapportagemogelijkheden en verbeteringen binnen Werving & Selectie. Deze wijzigingen zorgen ervoor dat HR-processen meer vanuit de dagelijkse werkomgeving kunnen worden uitgevoerd.

Verbeteringen voor salarisadministratie
Ook voor salarisadministrateurs zijn er interessante ontwikkelingen. Profit 8 biedt meer mogelijkheden om structuur aan te brengen in functies en beloning, wat helpt bij de voorbereiding op loontransparantie. Daarnaast kunnen loonstroken worden opgesteld in de huisstijl van de organisatie en kun je tot 12 maanden terugkijken bij looncomponenten en grondslagen. Ook het verwerken van declaraties in InSite is eenvoudiger met ondersteuning van AI.

Hoe en wanneer krijg je Profit 8?
De update wordt automatisch uitgerold binnen je Profit-omgeving; je hoeft er zelf niets voor te installeren. Wel is het slim om vooraf te checken welke nieuwe functionaliteiten voor jouw organisatie relevant zijn en of instellingen daarop aangepast moeten worden. Profit 8 biedt nieuwe mogelijkheden, maar de inrichting bepaalt uiteindelijk het resultaat.

Met ruim 20 jaar praktijkervaring in Profit helpt PAGATI organisaties om HR- en salarisprocessen slimmer in te richten en optimaal gebruik te maken van de mogelijkheden binnen Profit. Met één vast aanspreekpunt en ondersteuning die past bij jouw organisatie.

Contact