Fouten in de salarisadministratie komen vaker voor dan je zou denken. Een loonstrook lijkt een eenvoudig document: een paar regels met bijbehorende bedragen en een paar afkortingen. Maar als je ooit te maken hebt gehad met een foutieve loonstrook, weet je dat de gevolgen groter zijn dan een simpele correctie. Het kan namelijk ook leiden tot boetes bij de Belastingdienst en ontevreden medewerkers die het vertrouwen verliezen in hun werkgever.
Waarom fouten in de salarisadministratie voorkomen
Salarisadministratie is complexer dan het lijkt. Cao’s veranderen regelmatig, belastingregels worden bijgesteld en pensioenpremies verschillen per sector en per situatie. Voeg daar personeelswisselingen, deeltijdcontracten en tijdsdruk aan toe, en de kans op fouten neemt snel toe.
Veel bedrijven werken bovendien nog met verouderde systemen of verwerken loonstroken deels handmatig. Dat maakt het proces foutgevoelig, zeker wanneer er weinig tijd is om alles dubbel te checken. Het gevolg hiervan is dat fouten vaak pas opvallen wanneer het te laat is.
Tel daar personeelswisselingen, verschillende contracturen en deadlines bij op, en het is niet zo gek dat er soms iets misgaat.
Ook handmatige werkzaamheden of systemen die niet goed op elkaar aansluiten kunnen de kans op fouten vergroten. Zeker als er weinig tijd is om alles nog een keer te controleren.
Wat kost een fout?
De eerste kosten zijn vaak makkelijk te zien. Een loonstrook moet worden aangepast en iemand moet uitzoeken waar het mis is gegaan. Soms moeten ook aangiftes of eerdere loonstroken worden gecorrigeerd. Maar er is ook een andere kant. Een medewerker die regelmatig een fout in het salaris tegenkomt, kan daar natuurlijk vragen over hebben. En hoe vaker het gebeurt, hoe vervelender dat wordt. Daarnaast kost het herstellen van fouten tijd. Tijd die HR of de salarisadministratie ook aan andere werkzaamheden had kunnen besteden.
Welke fouten in de salarisadministratie komen regelmatig voor?In de praktijk zien we dat bepaalde onderdelen extra aandacht vragen. Bijvoorbeeld:
Een kleine wijziging kan soms al gevolgen hebben voor meerdere onderdelen van de salarisadministratie.
Hoe houd je de kans op fouten klein?
Een goede inrichting van je salarisadministratie helpt natuurlijk. Maar minstens zo belangrijk zijn regelmatige controles en actuele kennis van de regels.
Gebruik je bijvoorbeeld Profit, de software van AFAS? Dan is het belangrijk dat de inrichting goed aansluit op jouw organisatie en dat wijzigingen op tijd worden verwerkt. Automatisering kan daarbij veel handmatig werk en controles schelen.
Lukt het niet om alle kennis en capaciteit zelf in huis te hebben? Dan kan ondersteuning van een salarisadministrateur een praktische oplossing zijn.
Hulp nodig?
Een foutje kan altijd gebeuren. Het gaat er vooral om dat je weet waar de risico’s zitten en dat je de salarisadministratie regelmatig controleert. Wil je eens sparren over jullie salarisadministratie? Wij denken graag met je mee.
