De zomer is in volle gang en dat merk je: agenda’s lopen leeg, veel collega’s zijn al op vakantie en de vaste beheerder van jullie Profit-omgeving is misschien zelf ook al een paar weken weg. Maar ook in deze periode lopen HR- en salarisprocessen door, verlofaanvragen, ziekmeldingen, goedkeuringen. Een goede voorbereiding voorkomt dat je na de vakantie voor verrassingen komt te staan.
Bij PAGATI zien we ieder jaar dezelfde knelpunten terugkomen bij organisaties die met Profit, de software van AFAS, werken. In deze blog delen we graag onze ervaring over drie thema’s die deze periode extra aandacht verdienen.
1. Vervanging en workflow-goedkeuring: wie neemt het over?
Workflows in Profit lopen door, ook nu de beheerder of leidinggevende met vakantie is. Verlofaanvragen, deelnamewijzigingen of declaraties die blijven liggen omdat er niemand is om ze goed te keuren, leiden al snel tot vertraging en na de vakantie tot een stapel achterstallig werk.
Ons advies: controleer nu of er vangers zijn ingesteld voor iedereen die een sleutelrol heeft in een goedkeuringsproces. Dit voorkom je het makkelijkst door structureel te werken met vervangingsregels in plaats van dit ad hoc per vakantieperiode te regelen, dat scheelt ieder jaar opnieuw uitzoekwerk.
2. Verlofsaldo’s en de jaarovergang
Rond de zomer stapelen verlofaanvragen zich vaak op, en dat is precies het moment waarop foutjes in saldi het snelst zichtbaar worden, een medewerker die meer opneemt dan er nog openstaat, of een saldo dat niet goed is overgezet bij een eerdere jaarovergang.
Ons advies: loop nu, terwijl het overzichtelijk is, de verlofsaldi na van medewerkers die veel vakantie opnemen. Zo voorkom je dat kleine afwijkingen zich opstapelen tot een groter probleem bij de jaarovergang aan het einde van het jaar.
3. Ziekmeldingen tijdens de vakantieperiode
Een ziekmelding tijdens de vakantie van een medewerker (of van de vervangende beheerder) brengt eigen regels met zich mee, bijvoorbeeld rond het moment waarop de wachttijd voor de Ziektewet ingaat en wie dit binnen de organisatie moet opvolgen. Als dit proces niet duidelijk is belegd, ontstaat het risico dat een melding blijft liggen tot iemand terug is van vakantie, met financiële gevolgen van dien.
Ons advies: zorg dat er, ook nu tijdens de zomer, altijd iemand verantwoordelijk is voor het tijdig verwerken van ziekmeldingen en het bewaken van de bijbehorende termijnen. Dit hoeft niet dezelfde persoon te zijn als de vaste HR- of salarisverantwoordelijke, als de overdracht maar helder is.
Rustig moment, goed moment
De zomer is qua werkdruk vaak wat rustiger, en dat maakt dit hét moment om dit soort processen te controleren, in plaats van te wachten tot het najaar. Wij helpen organisaties regelmatig bij het doorlichten van vervangingsregelingen, verlofsaldi en verzuimprocessen in Profit, de software van AFAS. Wil je nu al weten waar bij jullie de aandachtspunten zitten, voordat de laatste vakantiegangers terugkomen? Neem contact met ons op.
