Payroll, ook wel salarisadministratie, is het volledige proces rondom de verloning van medewerkers: van het berekenen en verwerken van salarissen tot loonheffingen, cao-toepassing en pensioenafdracht. Je hebt de term waarschijnlijk al vaak voorbij zien komen. Maar waarom besteden zoveel bedrijven payroll uit aan een specialist? In deze blog leggen we je uit wat payroll precies inhoudt.
Wat betekent payroll?
Payroll, ook wel salarisadministratie, is het volledige proces rondom de verloning van medewerkers. En dat is niet zo eenvoudig als elke maand gewoon een bedrag overmaken, onder payroll valt namelijk ook:
En dat moet dan ook nog eens elke maand foutloos, op tijd en volgens de wet- en regelgeving gebeuren. Een foutje in de verwerking kan namelijk direct grote gevolgen hebben voor werknemer en werkgever.
Hier is een kort, feitelijk stukje dat je zo in de blog kunt verwerken:
Payroll versus payrolling
Payroll en payrolling worden vaak door elkaar gehaald, maar zijn niet hetzelfde. Bij payroll, ook wel salarisadministratie, blijft de medewerker gewoon in dienst bij de eigen werkgever. Er wordt alleen de administratieve verwerking van salarissen, loonheffingen en arbeidsvoorwaarden uitbesteed. Bij payrolling ligt dit anders: daar neemt een payrollbedrijf het formele werkgeverschap over van medewerkers die feitelijk bij een andere organisatie werken.
Waarom payroll complex is
Payroll lijkt misschien een routine die elke maand hetzelfde is, maar in de praktijk krijg je te maken met wisselende cao’s en arbeidsvoorwaarden, wetswijzigingen en het zorgvuldig onderhouden en inrichten van je software, zoals programma’s van AFAS.
Specifieke situaties kunnen veel tijd en geld kosten. Denk bijvoorbeeld aan een werknemer die uit dienst gaat. Zeker wanneer de beschikbare informatie niet klopt. Eén klein detail kan er al voor zorgen dat de gehele verwerking volledig fout is. Daarom is het fijn als hier iemand bovenop zit, altijd of tijdelijk.
Een voorbeeld uit de praktijk
Om te laten zien hoe zoiets er in de praktijk uitziet hebben we een voorbeeld geschetst:
Een organisatie neemt een ander bedrijf over, inclusief personeel. In één klap komen er tientallen medewerkers bij. Zij vallen onder een andere cao, met eigen afspraken over toeslagen en pensioen. Een deel is bovendien langdurig ziek en zit middenin een re-integratietraject. Om het extra ingewikkeld te maken, blijkt de vorige salarisadministratie al maanden een verkeerde pensioengrondslag te hebben gebruikt. Dit moet met terugwerkende kracht worden gecorrigeerd. Tegelijkertijd wil je voorkomen dat medewerkers ineens met een onverwachte naheffing worden geconfronteerd.
Dit loopt allemaal door elkaar heen, maar moet ook kloppen. Een verkeerde aanname kan grote gevolgen hebben voor al deze medewerkers. Voor een HR-afdeling die zoiets zelden meemaakt, is het vrijwel onmogelijk om dit foutloos af te handelen.
Dit is precies zo’n situatie waarin een specialist het verschil maakt. Iemand die het overzicht bewaart en soortgelijke situaties kent. En die alles correct uitzoekt en verwerkt.
Zelf doen of uitbesteden?
Steeds meer organisaties kiezen ervoor om hun salarisadministratie uit te besteden, omdat het meer oplevert dan dat het kost. De voordelen zijn vooral:
Benieuwd naar salarisadministratie uitbesteden?
Bij PAGATI krijg je één contactpersoon die zich volledig verdiept in jouw organisatie en processen. De kracht van onze specialisten zit in het toepassen van praktijkkennis, afgestemd op de wensen en mogelijkheden van jouw organisatie en branche.
