Overstappen naar een ander salarisadministratiekantoor: hoe werkt het, wat kost het en waarom?

Overstappen naar een ander salarisadministratiekantoor is vaak eenvoudiger dan je denkt. Je zegt je huidige dienstverlening op, laat je salarisadministratie zorgvuldig overdragen en spreekt af vanaf welke periode het nieuwe kantoor de salarisadministratie overneemt. Een overstap kan zorgen voor betere service, modernere systemen of duidelijkere kosten.

Waarom overstappen naar een ander salarisadministratiekantoor?
Je kunt overstappen wanneer je huidige salarisadministratiekantoor niet meer aansluit bij wat je organisatie nodig heeft. Veelvoorkomende redenen zijn:

• Betere service: je wilt sneller antwoord en een vast aanspreekpunt.
• Modernere systemen: je wilt meer automatisering en efficiënter werken.
• Groei van je organisatie: je salarisadministratie wordt complexer.
• Duidelijkere kosten: je wilt weten waarvoor je betaalt.
• Meer ondersteuning: je zoekt een kantoor dat met je meedenkt over HR en salaris.

Waar moet je op letten voordat je overstapt?
Controleer voordat je overstapt eerst je huidige afspraken en de manier waarop je salarisadministratie is ingericht. Let vooral op:

• de opzegtermijn van je huidige overeenkomst
• eventuele kosten voor beëindiging of gegevensoverdracht
• welke gegevens worden overgedragen
• wie de laatste loonaangifte en eventuele correcties verzorgt
• welke koppelingen opnieuw moeten worden ingericht, bijvoorbeeld met HR, urenregistratie, boekhouding of pensioen

Hoe werkt de overstap?
Een overstap naar een ander salarisadministratiekantoor bestaat meestal uit vijf stappen:

1. Kennismaking en inventarisatie
   Je bespreekt de huidige salarisadministratie, het aantal medewerkers, cao’s, looncomponenten, systemen en koppelingen.
2. Opzeggen van je huidige kantoor
   Je zegt de dienstverlening op en maakt afspraken over de laatste salarisverwerking en overdracht.
3. Overdracht van de gegevens
   De benodigde salarisgegevens en historische informatie worden overgedragen aan het nieuwe kantoor.
4. Inrichten en controleren
   De nieuwe salarisadministratie wordt ingericht en de gegevens en eventuele koppelingen worden gecontroleerd en getest.
5. Start bij het nieuwe kantoor
   Na de controles neemt het nieuwe kantoor de salarisverwerking over. Dit kan bijvoorbeeld per 1 januari, maar een overstap gedurende het jaar is ook mogelijk.

Wat kost overstappen naar een ander salarisadministratiekantoor?
De kosten van een overstap bestaan meestal uit eenmalige implementatiekosten en de structurele kosten voor de salarisadministratie. De prijs hangt onder andere af van het aantal medewerkers, de complexiteit van de administratie, cao’s, looncomponenten en koppelingen.

Wat gebeurt er met je salarisadministratie tijdens de overstap?
Tijdens de overstap is een goede overdracht belangrijk om ervoor te zorgen dat de salarisverwerking door kan gaan. Spreek daarom duidelijk af wie verantwoordelijk is voor de laatste verwerking, loonaangifte en eventuele correcties.

Overstappen naar PAGATI
Wil je overstappen naar een ander salarisadministratiekantoor? PAGATI begeleid je bij de volledige overgang. We brengen je huidige administratie en werkwijze in kaart, zorgen voor een zorgvuldige overdracht en stemmen de inrichting en eventuele koppelingen met je af. Zo weet je vooraf waar je aan toe bent en kun je zo soepel mogelijk overstappen naar een salarisadministratie die past bij je organisatie.

Overweeg je een overstap? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.