Sommige fouten in de salarisadministratie zie je meteen. Een verkeerd bedrag op een loonstrook bijvoorbeeld. Maar er zijn ook zaken die je pas veel later ontdekt. En dan kan het flink wat tijd of geld kosten. In deze blog deelt Mark, eigenaar van PAGATI, twee punten om goed in de gaten te houden: verlofsaldi en loonkostenvoordeel (LKV).

Zet afgesloten verlofjaren op slot (mogelijk vanaf Profit 8)
Verlof in Profit wordt berekend aan de hand van onder andere het rooster, het dienstverband en de instellingen van de verlofsoort. Dat betekent dat een herberekening ook gevolgen kan hebben voor oudere verlofjaren. Ga je in Profit naar HRM > Aan- en afwezigheid > Herberekenen verlof, dan geef je aan vanaf welk jaar je opnieuw wilt rekenen.

Profit gebruikt daarbij de instellingen die op dat moment in het systeem staan, en daar kan het misgaan. Misschien zijn de instellingen in de afgelopen jaren veranderd. Er zijn bijvoorbeeld nieuwe verlofsoorten toegevoegd, opbouwregels aangepast of vervaldata gewijzigd. Als je vervolgens een oud jaar opnieuw laat berekenen met de huidige instellingen, kan het verlofsaldo van medewerkers veranderen.

De berekening van Profit kan dan technisch helemaal kloppen. Maar aan een medewerker uitleggen waarom zijn of haar verlofsaldo van een paar jaar geleden ineens anders is, is een stuk lastiger.

Wat kan dat betekenen?
Een herberekening raakt vaak niet één medewerker, maar meerdere medewerkers tegelijk. Je moet dan uitzoeken waar de verschillen vandaan komen, oude gegevens controleren en medewerkers uitleg geven. Dat kost tijd én kan voor onduidelijkheid zorgen bij medewerkers.

Zo voorkom je problemen

• Controleer je verlofsoorten regelmatig: Kijk of de instellingen en uiterste boekingsdata nog kloppen met de cao en je arbeidsvoorwaarden.
• Zet afgesloten jaren op slot: Vanaf Profit 8 kun je periodes in de verloftabel blokkeren. Het lopende jaar moet natuurlijk wel open blijven voor correcties.
• Herbereken alleen wat nodig is: Vul bij ‘Vanaf jaar’ het jaar in waar de wijziging betrekking op heeft. Ga niet standaard meerdere jaren terug.

Zorg dat oude verlofjaren niet zomaar opnieuw worden berekend met de instellingen van vandaag.

Laat geen loonkostenvoordeel liggen
Het loonkostenvoordeel (LKV) is een tegemoetkoming voor werkgevers die werknemers uit bepaalde doelgroepen in dienst nemen. Afhankelijk van de doelgroep kan dit een flink bedrag per medewerker opleveren. Bij sommige doelgroepen kan het om duizenden euro’s per jaar gaan. Toch wordt LKV regelmatig gemist. Vaak simpelweg omdat er bij een nieuwe medewerker niet op tijd aan wordt gedacht.

Drie maanden is de grens
Voor de meeste LKV’s moet een werknemer binnen drie maanden na de eerste werkdag een doelgroepverklaring aanvragen bij UWV of de gemeente. Als werkgever kun je dit onder voorwaarden ook zelf aanvragen. Ben je te laat? Dan vervalt het recht op LKV. Ook als de medewerker verder wel aan alle voorwaarden voldoet. Bij een nieuwe medewerker zijn er natuurlijk veel dingen om te regelen: het contract, persoonsgegevens, de eerste loonrun en de onboarding. LKV staat dan niet altijd bovenaan het lijstje. Voor je het weet, zijn de drie maanden voorbij.

Voor de doelgroep banenafspraak gelden sinds 1 januari 2026 andere regels. Daar is geen doelgroepverklaring meer nodig. Je controleert via het werkgeversportaal van UWV of de medewerker in het doelgroepregister staat. Dit LKV is bovendien structureel geworden: je kunt het ontvangen zolang de medewerker in dienst is.

Een verklaring alleen is niet genoeg
Heb je een doelgroepverklaring ontvangen? Dan ben je er nog niet. Je moet het LKV ook goed verwerken in de aangifte loonheffingen. Staat de verklaring wel in het dossier, maar is de juiste indicatie niet vastgelegd? Dan ontvang je het LKV niet.

Zo houd je grip op LKV
Maak LKV onderdeel van je onboarding: Controleer bij iedere nieuwe medewerker of er mogelijk recht op LKV bestaat.

1. Zet de deadline meteen in je agenda: Noteer de startdatum plus drie maanden en plan een herinnering.
2. Controleer je administratie én de loonaangifte: Zorg dat de doelgroepverklaring in het dossier staat en de juiste indicatie in de aangifte is verwerkt.
3. Controleer de voorlopige berekening van UWV: Deze ontvang je uiterlijk 15 maart over het voorgaande jaar. Klopt er iets niet? Dan kun je tot en met 1 mei een correctiebericht indienen.
4. Let op lopende aanvragen: Staat een doelgroepverklaring op 31 januari nog open? Controleer dan of je de indicatie later alsnog goed moet zetten en vóór 1 mei een correctiebericht moet indienen.

Let op: het LKV voor oudere werknemers van 56 jaar en ouder is per 1 januari 2026 afgeschaft voor nieuwe dienstverbanden. Voor werknemers die eerder in dienst kwamen, geldt overgangsrecht. Valt een werknemer ook onder een andere doelgroep, bijvoorbeeld arbeidsgehandicapten, dan kan daar mogelijk nog wel LKV voor gelden.

Mark’s tip
Maak van deze twee punten een vast onderdeel van je administratie.

1. Bij een nieuwe medewerker: controleer of er mogelijk recht is op LKV en zet de deadline meteen in je agenda.
2. Bij de jaarafsluiting: controleer je verlofinstellingen, sluit afgesloten verlofjaren af en herbereken oude jaren alleen als dat echt nodig is.

En vergeet 1 mei niet als belangrijke deadline voor eventuele Wtl-correcties.

Tot slot
Bij beide onderwerpen geldt eigenlijk hetzelfde: regel het op tijd en leg het goed vast. Een oud verlofsaldo aanpassen kan veel uitzoekwerk opleveren. En een gemiste LKV-deadline kun je achteraf niet zomaar herstellen.

Wil je iemand laten meekijken naar je verlofinrichting voordat je gaat herberekenen? Of wil je weten of je mogelijk LKV laat liggen? Mijn collega’s en ik denken graag met je mee.