Automatisering in Profit (de software van AFAS) scheelt HR- en salarisafdelingen structureel veel tijd. Handmatig werk neemt af. De kans op fouten in salaris en verlofregistratie wordt kleiner. Bovendien houd je tijd over voor de dingen die er echt toe doen. In deze blog lees je over een aantal automatiseringsfuncties die al standaard in Profit zitten. Toch worden ze lang niet altijd goed benut. Juist in situaties waar je niet snel bij stilstaat.
Ouderschapsverlof automatiseren
Een kind krijgen is al een hele klus. Gelukkig neemt Profit een groot deel van het papierwerk uit handen. Zodra een medewerker zelf het kindje vastlegt als familielid, zet Profit automatisch het verlofsaldo klaar. Niemand bij HR hoeft hier iets voor in te typen.
Ouderschapsverlof wordt in de praktijk vaak niet in één keer volledig opgenomen. Medewerkers spreiden het verlof liever over een langere periode en combineren dit met werken. Denk aan een vast dagdeel per week, of aangepaste uren omdat de kinderopvang nog niet rond is. Werkt iemand hierdoor tijdelijk meer of minder uren? Dan blijft het aantal weken verlof gelijk. Profit rekent zelf automatisch opnieuw uit hoeveel uren die weken waard zijn.
Er is nog een slim detail dat weinig HR-medewerkers kennen: de prioritering tussen verlofsoorten. Stel dat iemand elke vrijdagmiddag structureel ouderschapsverlof heeft. Boekt diezelfde medewerker daarna een week vakantie? Dan valt die vrijdagmiddag daar automatisch ook onder. Zonder de juiste instelling telt Profit die middag simpelweg als vakantie-uren, terwijl het eigenlijk ouderschapsverlof had moeten blijven. Geef je ouderschapsverlof een hogere prioriteit dan vakantie, dan lost Profit dit vanzelf op.
Reiskosten makkelijk declareren
Ook bij reiskosten neemt Profit automatisering serieus. Even wat context: gewone woon-werkkilometers worden vaak anders vergoed of belast dan kilometers voor een zakelijke reis. Rijdt iemand tijdens een dienstreis toevallig ook een stuk van de normale route naar werk? Dan moet dat woon-werkstukje apart worden gehouden. Anders wordt dit per ongeluk als volledig zakelijke rit gedeclareerd.
Profit corrigeert dit automatisch. Boekt iemand een dienstreis met meerdere tussenstops, dan haalt het systeem het actuele thuisadres en de werklocatie erbij. Vervolgens haalt Profit het woon-werkstuk er zelf uit. Verhuist iemand? Dan verandert die correctie automatisch mee, zonder handmatig werk.
Vult iemand bij een declaratie “thuis” in als vertrek- of aankomstpunt, dan herkent Profit dit direct. De juiste correctie wordt meteen toegepast. En bij een retourreisje verdubbelt het systeem simpelweg de kilometers. Zo hoeft niemand dit zelf nog uit te rekenen.
Verlof en verzuim
Niet elke verlofaanvraag verdient een handtekeningenronde. Kleine aanvragen, zoals één dag of minder, kun je in Profit automatisch laten goedkeuren. Een manager hoeft er dan niet meer naar te kijken.
Verzuim, verlofsaldo en aflopende contracten verzamelt Profit netjes in één dashboard. HR hoeft hierdoor niet meer zelf achter losse Excel-bestanden aan. Bij ziekmeldingen kan het systeem bovendien automatisch en digitaal contact leggen met het UWV. Handig, want dit gaat inclusief een seintje zodra de volgende stap in het verzuimtraject nodig is. Precies het moment waarop het zonder automatisering nog weleens misgaat.
Voordelen van automatisering
Automatisering voorkomt niet alleen dubbel werk. Vooral het sluipende gevoel dat er iets is blijven liggen, verdwijnt hierdoor. Denk aan een correctie die niet is uitgevoerd, of een deadline die stilletjes is verstreken. Zonder automatisering ontdek je dit vaak pas achteraf, bijvoorbeeld op een foutieve salarisstrook.
Hoe automatiseer ik mijn HR-processen?
De meeste van deze functies staan al standaard in Profit. Toch moeten ze bewust worden ingericht. Dat automatiseren kan in het begin best spannend voelen. Maar zodra alles goed staat, levert het vooral gemak en plezier op.
Daar helpen we graag bij. Onze specialisten bij PAGATI weten precies hoe automatisering in AFAS Profit werkt. Zij richten dit graag goed voor je in, voor organisaties van elke omvang, in elke sector en ook in de meest specifieke situaties. Wil jij jouw Profit-omgeving ook slimmer en makkelijker inrichten? We denken graag met je mee!
