Privé rijden met een bedrijfswagen: wat betekent dit voor jouw administratie?
Een auto van de zaak is voor veel werknemers een aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde die steeds vaker voorkomt. Zodra die auto ook privé wordt gebruikt ontstaan er vragen over de verwerking binnen de administratie. In deze blog laten we weten waar je rekening mee moet houden voor een goede verwerking binnen jouw organisatie.
Bijtelling
Als een medewerker meer dan 500 kilometer privé rijdt, ben je als werkgever verplicht om de waarde van het privégebruik bij het loon te tellen omdat de Belastingdienst dit ziet als een vorm van loon. Dit gebeurt via de bijtelling, deze bijtelling verhoogt het brutoloon, waardoor de werknemer uiteindelijk minder nettoloon overhoudt.
Voor welke keuzes sta je als werkgever?
Als werkgever kun je akkoord gaan met het privégebruik en de bijtelling correct verwerken in de salarisadministratie of je kunt ervoor kiezen dat er geen bijtelling van toepassing is. Als je voor géén bijtelling kiest, betekent dit wel dat je moet kunnen aantonen dat de werknemer onder de 500 kilometer privé blijft. Dit kan bijvoorbeeld met behulp van een sluitende kilometeradministratie, hiermee kan er worden berekend wat de verhouding is tussen het zakelijk gebruik en privégebruik.
Het secuur verwerken van het privégebruik met een zakelijke auto hoeft niet complex vraagstuk te zijn. Met de juiste keuzes en een goed ingerichte administratie houd je controle en voorkom je verassingen. Wil jij ondersteuning bij deze verwerking of gewoon een extra check? Bij PAGATI zorgen we ervoor dat alles goed geregeld is.
Geen administratie
Heb je geen administratie waaruit het privégebruik van de auto blijkt? Dan staat de btw die u moet betalen over het privégebruik vast op een percentage van 2,7% van de catalogusprijs dit geldt ook voor auto’s die worden gebruikt op basis van operational lease of financial lease.
Eigen bijdrage
Heb je bij de aankoop van een auto geen btw afgetrokken, bijvoorbeeld bij een auto van een particulier dan pas je voor de btw-correctie voor privégebruik een percentage van 1,5% toe in plaats van 2,7%.
Als een medewerker een vergoeding betaalt voor het privégebruik van de auto van de zaak, moet worden bepaald of deze vergoeding kostendekkend is. Daarbij neem je kosten zowel kosten met btw als kosten zonder btw mee, voor zover deze aan het privégebruik zijn toe te rekenen. Als de vergoeding kostendekkend is draag je btw af over de vergoeding die de werknemer betaalt.
Is de vergoeding niet kostendekkend, dan vergelijk je de btw over de vergoeding met de 2,7%- of 1,5%-regeling. Is de btw over de vergoeding hoger, dan betaal je btw over de ontvangen vergoeding en kun je deze regeling niet toepassen. Is de btw lager, dan wordt de vergoeding voor de btw als kostendekkend gezien of kun je kiezen voor de 2,7%- of 1,5%-regeling op de cataloguswaarde van de auto. In beide gevallen betaal je geen extra btw over de vergoeding van de werknemer.
Zet het alvast in je agenda
De btw voor het privégebruik van de auto geef je aan in de laatste btw-aangifte van het boekjaar. Het is belangrijk om dit tijdig te verwerken, zodat je administratie volledig en correct is afgerond en je geen stappen overslaat aan het einde van het jaar.
Hulp nodig bij jouw administratie?
Bij PAGATI zorgen we ervoor dat dit soort regelingen niet alleen correct worden toegepast, maar ook helder en inzichtelijk blijven voor jouw organisatie. Ondersteuning nodig of gewoon een paar extra ogen om zeker te weten dat jouw administratie klopt? Neem contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken!
