Categorie: Uncategorized

Nieuwe functies: Profit 8 brengt slimmere HR- en salarisprocessen

Berichtauteur Door Emily
Berichtdatum 16 juli 2026

Nieuwe functies: Profit 8 brengt slimmere HR- en salarisprocessen

Een nieuwe versie van Profit roept vaak de vraag op: wat betekent dit voor mijn dagelijkse werkzaamheden? Voor HR-professionals en salarisadministrateurs gaat het vooral om de impact op de praktijk. Worden processen eenvoudiger, krijg je meer inzicht en kun je efficiënter werken? In deze blog bespreken we de belangrijkste ontwikkelingen binnen Profit 8.

Slimmer werken met AI in dagelijkse processen
Eerder deelden we al hoe Jonas, de AI-assistent binnen Profit, kan helpen bij het beantwoorden van medewerkersvragen en het slimmer afhandelen van HR-processen. Met Profit 8 wordt de rol van Jonas verder uitgebreid. Jonas is niet alleen beschikbaar als ondersteuning achteraf, maar helpt je ook tijdens het uitvoeren van werkzaamheden in Profit.

Werk je bijvoorbeeld in een workflow en heb je ondersteuning nodig? Dan kun je tijdens het proces direct met Jonas overleggen. Ook kan AI helpen bij het verwerken van gegevens en het ondersteunen bij terugkerende administratieve handelingen. Daarnaast maakt Jonas het eenvoudiger om imports te verwerken door mee te helpen bij het koppelen van aangeleverde gegevens aan de juiste velden binnen Profit.

Voor HR- en salarisadministrateurs betekent dit vooral: minder zoeken, minder handmatige stappen en sneller door dagelijkse processen heen.

Nieuwe mogelijkheden voor HR-processen
Binnen HR zijn er verschillende ontwikkelingen die zorgen voor meer mogelijkheden om processen digitaal te ondersteunen. Zo kunnen organisaties formatiebeheer ook vanuit InSite uitvoeren. Daarnaast kunnen sollicitanten hun gegevens eenvoudiger zelf aanleveren via de Pocket app. Dit maakt het proces rondom nieuwe medewerkers overzichtelijker en vermindert administratieve stappen.

Ook zijn er nieuwe mogelijkheden om HR-informatie inzichtelijker te maken, bijvoorbeeld door extra rapportagemogelijkheden en verbeteringen binnen Werving & Selectie. Deze wijzigingen zorgen ervoor dat HR-processen meer vanuit de dagelijkse werkomgeving kunnen worden uitgevoerd.

Verbeteringen voor salarisadministratie
Ook voor salarisadministrateurs zijn er interessante ontwikkelingen. Profit 8 biedt meer mogelijkheden om structuur aan te brengen in functies en beloning, wat helpt bij de voorbereiding op loontransparantie. Daarnaast kunnen loonstroken worden opgesteld in de huisstijl van de organisatie en kun je tot 12 maanden terugkijken bij looncomponenten en grondslagen. Ook het verwerken van declaraties in InSite is eenvoudiger met ondersteuning van AI.

Hoe en wanneer krijg je Profit 8?
De update wordt automatisch uitgerold binnen je Profit-omgeving; je hoeft er zelf niets voor te installeren. Wel is het slim om vooraf te checken welke nieuwe functionaliteiten voor jouw organisatie relevant zijn en of instellingen daarop aangepast moeten worden. Profit 8 biedt nieuwe mogelijkheden, maar de inrichting bepaalt uiteindelijk het resultaat.

Met ruim 20 jaar praktijkervaring in Profit helpt PAGATI organisaties om HR- en salarisprocessen slimmer in te richten en optimaal gebruik te maken van de mogelijkheden binnen Profit. Met één vast aanspreekpunt en ondersteuning die past bij jouw organisatie.

Uncategorized

Profit tip: weergaves slim instellen voor meer overzicht

Berichtauteur Door Emily
Berichtdatum 6 juli 2026

Profit tip: Stel weergaves slim in voor meer overzicht in Profit

De tip van: Lieke – Payroll en Proces Consultant

Iedereen werkt anders in Profit (de software van AFAS). De één wil direct alle relevante informatie zien, terwijl de ander liever een compacte lijst gebruikt. Toch zien we in de praktijk dat veel gebruikers dagelijks zoeken naar gegevens die met een slimme weergave direct zichtbaar kunnen zijn. Een kleine aanpassing in de inrichting bespaart al snel veel klikken én voorkomt dat belangrijke informatie over het hoofd wordt gezien. In deze blog legt Lieke, Payroll en Proces Consultant uit hoe je dit kunt inrichten.

Waarom weergaves in Profit belangrijk zijn
Vrijwel iedere lijst in Profit, zoals medewerkers, verlof of dossieritems kun je aanpassen met een eigen weergave. Daarmee bepaal je zelf welke informatie je ziet en in welke volgorde. Dit lijkt misschien een kleine aanpassing, maar in de praktijk levert het veel tijdwinst op. Je hoeft niet steeds dezelfde kolommen toe te voegen of opnieuw te zoeken naar belangrijke informatie. Daarnaast kun je hiermee eenvoudig eigen analyses maken en de gegevens exporteren naar Excel, zodat je snel extra controles kunt uitvoeren of overzichten kunt delen met collega’s.

Praktijkvoorbeeld
Controleer je regelmatig verlofsaldi? Maak dan een weergave ‘Actueel’ waarin alleen het actuele verlofjaar wordt getoond. Zo voorkom je dat verlofsaldi uit voorgaande verlofjaren in het overzicht staan en krijg je direct een juist beeld van het actuele saldo.

Een ander voorbeeld: werk je regelmatig met een overzicht van medewerkers? Maak dan een weergave die alleen actieve medewerkers toont, gesorteerd op afdeling en functie. Zo vervalt het handmatig filteren telkens wanneer je de lijst opent, en heb je direct het juiste overzicht bij de hand.

Wat kun je aanpassen?
Je past een weergave eenvoudig aan via een overzicht in Profit. Open de gewenste lijst, kies voor Beheer weergaven en voeg een nieuwe weergave toe. Vervolgens kun je:

Kolommen toevoegen of verwijderen.
De volgorde van kolommen aanpassen.
De sortering wijzigen.
Filters instellen die direct worden toegepast.

Zo kun je bijvoorbeeld alleen actieve medewerkers tonen, alleen op het huidige jaar filteren of de velden “Gewijzigd door” en “Gewijzigd op” naast elkaar zetten. Zo zie je in één oogopslag wat er is gewijzigd, wie dat heeft gedaan en wanneer dit is gebeurd.

Weergave instellen als standaard
Werk je vaak met dezelfde weergave? Stel deze dan in als standaardweergave, zodat Profit ‘m automatisch toont zodra je de lijst opent. Dit scheelt weer een extra handeling bij elk gebruik.

Weergaves delen met collega’s
Heb je een weergave gemaakt die ook voor je collega’s handig is, bijvoorbeeld voor een vast maandelijks controlemoment? Dan kun je deze weergave delen, zodat niet iedereen het wiel opnieuw hoeft uit te vinden en het hele team met dezelfde, consistente indeling werkt.

Lieke’s tip
Gebruik je een overzicht dagelijks? Maak dan een eigen weergave die aansluit bij jouw werkzaamheden. Door alleen de informatie te tonen die je écht nodig hebt, werk je sneller, overzichtelijker en voorkom je onnodig zoekwerk.

Is dit iets voor jouw administratie?
Mijn collega’s en ik helpen je graag bij het inrichten van jouw Profit-omgeving. Dankzij onze expertise zorgen we ervoor dat Profit voor jou werkt en niet andersom! Benieuwd naar de mogelijkheden? Laten we kennismaken.

Uncategorized

Profit tip: decimalen of uren:minuten, wat gebruik jij?

Berichtauteur Door Emily
Berichtdatum 1 juli 2026

Profit tip: decimalen of uren:minuten, wat gebruik jij?

De tip van: Renske – Payroll en Proces Consultant

Een tijdsduur van 8 uur en 30 minuten klinkt simpel totdat een collega ‘’8:30’’ invult en de andere ‘’8,50’’ en er in Profit (software van AFAS) iets heel anders gebeurt dan verwacht. Een klein verschil in notatie kan grote gevolgen hebben in de praktijk voor je urenregistratie, verlofstanden en salarisverwerking. In deze blog legt Renske, Payroll en Proces Consultant, uit waarom dit zo vaak misgaat, hoe je correct omrekent tussen decimalen en uren:minuten, en hoe je in Profit instelt welk formaat je medewerkers mogen gebruiken.

Waarom de notatie van tijd in Profit belangrijk is
In Profit kun je als beheerder vastleggen welk formaat medewerkers mogen gebruiken bij het invoeren van tijd: alleen het formaat uu:mm, of ook decimalen. Dit lijkt een detail, maar in de praktijk zorgt een verkeerde of onduidelijke instelling regelmatig voor frustratie bij:

Verlofmeldingen
Vrije tijdsduurvelden
Het boeken van uren via InSite

Als medewerkers niet weten welk formaat ze moeten gebruiken, of als ze de omrekening verkeerd toepassen, ontstaan er afwijkingen die vaak pas veel later aan het licht komen.

Hoe reken je decimalen en minuten om?
Niet iedereen staat hier dagelijks bij stil, maar de omrekening is met een paar simpele stappen te maken.

Van decimalen naar minuten
Vermenigvuldig het decimale deel met 60.

0,50 uur = 0,50 × 60 = 30 minuten → dus 8,50 = 8:30
0,75 uur = 0,75 × 60 = 45 minuten → dus 7,75 = 7:45

Van minuten naar decimalen
Deel het aantal minuten door 60.

30 minuten = 30 ÷ 60 = 0,50 → dus 8:30 = 8,50
20 minuten = 20 ÷ 60 = 0,33 → dus 6:20 ≈ 6,33

Waar het in de praktijk misgaat
Stel: een medewerker werkt 8 uur en 50 minuten. In uu:mm-notatie is dat 8:50. Maar wie gewend is met decimalen te werken, vult al snel 8,50 in, en dat staat gelijk aan 8 uur en 30 minuten. Een verschil van maar liefst 20 minuten, per persoon, per dag.

Het omgekeerde gebeurt net zo vaak. Iemand wil 50 minuten invoeren als decimaal. De correcte waarde is 50 ÷ 60 = 0,833, maar intuïtief vullen mensen 0,50 in. Zo verdwijnen er ongemerkt 20 minuten uit de registratie.

Dit soort fouten valt zelden direct op. Maar opgeteld over een heel jaar, en zeker wanneer het ook doorwerkt in verlofstanden of urenstaten, kan het verschil flink oplopen.

Hoe installeer je dit in Profit?
De instelling die bepaalt welke notatie is toegestaan, vind je hier:

Algemeen → Omgeving → Beheer → Eigenschappen → tabblad Algemeen

Daar staat de optie “Tijdsduur in uren-minuten”:

Aangevinkt → alleen het formaat uu:mm is toegestaan.
Uitgevinkt → beide notaties (decimaal én uu:mm) zijn mogelijk.

Renske’s tip
Kies bewust voor één notatie binnen jouw organisatie en communiceer die keuze duidelijk naar je medewerkers. Dat voorkomt verwarring bij het invoeren van uren en scheelt achteraf een hoop correctiewerk in de urenregistratie en verlofadministratie.

Hulp nodig bij de inrichting van jouw Profit-omgeving?
AFAS brengt regelmatig nieuwe en behulpzame tools uit die je niet wilt missen. Mijn collega’s en ik helpen je graag bij het inrichten van jouw Profit-omgeving, zodat tijdregistratie, verlof en salarisverwerking soepel op elkaar aansluiten!

Uncategorized

Vakantie en een auto van de zaak, profiteer van de fiscale voordelen

Berichtauteur Door Emily
Berichtdatum 22 juni 2026

Vakantie en een auto van de zaak, profiteer van de fiscale voordelen

De auto van de zaak gaat vaak overal mee naartoe, zelfs op vakantie. Maar hoe zit het fiscaal met privégebruik? Mag je de auto eigenlijk wel meenemen? En wat doe je met de kosten voor tanken, tol en parkeren in het buitenland? Wij hebben de belangrijkste tips voor je op een rij gezet, zodat je zorgeloos op pad kunt én optimaal profiteert van de fiscale mogelijkheden.

Controleer of je de auto mee mag nemen op vakantie
Voordat je de koffers inlaadt, is het goed om te controleren of privégebruik van de auto, en dus vakantiegebruik, überhaupt is toegestaan. Staat privégebruik niet toegestaan in je contract dan mag je er ook niet mee op vakantie. Controleer dit daarom altijd vooraf bij je werkgever en vraag om een schriftelijke toestemming als dat nog niet geregeld is.

Zakelijke ritten in het buitenland
Gebruik je de auto uitsluitend voor werk? Dan kunnen alle kosten die daarbij horen, zoals tanken, tol en parkeren, onbelast vergoed worden. De Belastingdienst noemt dit intermediaire kosten: uitgaven die de medewerker namens de werkgever doet.

Tip: een zakelijke tankpas of pinpas maakt het makkelijker om de zakelijkheid aan te tonen. Controleer wel altijd of de pas in het buitenland wordt geaccepteerd. Betaalt de medewerker de kosten zelf? Dat kan ook. Zolang de uitgaven duidelijk gespecificeerd zijn, vooraf zijn goedgekeurd en schriftelijk zijn vastgelegd, blijven ze onbelast.

Privégebruik en vakantie: je kunt besparen
Veel leaserijders nemen de auto van de zaak mee op vakantie. Prima, maar let op: de zakelijke tankpas werkt vaak niet in het buitenland, waardoor de medewerker zelf brandstof- en tolkosten voorschiet. Terwijl je al bijtelling betaalt voor privégebruik, is dat natuurlijk dubbel betalen.

Gelukkig kun je de fiscale regels slim inzetten. Tank- en tolbonnetjes van de vakantie mogen worden verrekend met de bijtelling van de auto van de zaak. Stel: je geeft €250 uit aan tanken en tol. Declareer dit bij je werkgever en laat het bedrag als eigen bijdrage verrekenen. Bij een belastingtarief van 49,5% scheelt dit je al snel bijna €125. Het is geen volledige vergoeding, maar het verlaagt de kosten aanzienlijk.

Wil jij profiteren van de fiscale voordelen?
Bij PAGATI helpen we werkgevers om fiscale regelingen rondom de auto van de zaak correct en optimaal te verwerken in de salarisadministratie. Of het nu gaat om het verrekenen van vakantiekosten met bijtelling of het vastleggen van eigen bijdragen, wij zorgen dat het klopt en dat jullie er maximaal voordeel uit halen.

Praktische tips voor werkgevers en medewerkers

Leg afspraken over buitenlandse ritten altijd schriftelijk vast.
Controleer of zakelijke betaalmiddelen in het buitenland bruikbaar zijn.
Bewaar tank- en tolbonnetjes goed en declareer ze waar mogelijk.
Bij twijfel: overleg met de Belastingdienst om verrassingen te voorkomen.

BTW op buitenlandse kosten terugvragen
Dit is een voordeel dat veel medewerkers en werkgevers over het hoofd zien. Op kosten als brandstof en tol die je in het buitenland maakt, zit ook btw én die kun je terugvragen. Reis je naar een EU-land? Dan kun je de buitenlandse btw terugvragen via de Nederlandse Belastingdienst. Daarvoor gelden de volgende voorwaarde:

Het bedrag aan buitenlandse btw moet minimaal €50 per land bedragen
Het verzoek tot teruggave moet worden ingediend vóór 1 oktober vanaf het jaar dat volgt op het jaar waarin de kosten zijn gemaakt (btw betaald in 2026, dien je verzoek in voor 1 oktober 2026)
Het terugvragen gaat digitaal via de Nederlandse Belastingdienst, waarbij de betaalde btw per land wordt gespecificeerd. In sommige gevallen moeten facturen worden meegestuurd.

Bewaar buitenlandse bonnetjes dus goed én leesbaar omdat deze nodig zijn voor de terugvraag. Met een goede administratie en duidelijke afspraken blijft het gebruik van de auto van de zaak in het buitenland overzichtelijk, fiscaal correct en voordelig voor zowel werkgever als medewerker.

Automatisch geregeld in Profit (de software van AFAS)
Werk je met Profit? Dan kun je het verrekenen van vakantiekosten met de bijtelling grotendeels automatiseren. In Profit leg je de bijtelling, eigen bijdrage en aftrekposten per medewerker vast via specifieke looncomponenten. Profit berekent vervolgens automatisch de fiscaal correcte bijtelling, ook bij wisselingen van auto of bijtellingspercentage gedurende het jaar.

Declareert een medewerker brandstof- of tolkosten na de vakantie? Dan kun je in AFAS InSite workflows zo inrichten dat deze gedeclareerde kosten automatisch worden afgetrokken van de bijtelling, zonder handmatige aanpassingen in de salarisverwerking. Zo verloopt de administratie rondom de auto van de zaak soepel, foutloos en volledig in lijn met de regels van de Belastingdienst.

Ondersteuning nodig bij regelingen rondom vakanties met de bedrijfswagen?
Benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen of hoe we kunnen helpen bij een slimme inrichting in Profit of AFAS InSite? Neem vrijblijvend contact met ons op. We denken graag met je mee.

Uncategorized

De expatregeling in 2026 en 2027: wat verandert er voor jou als werkgever?

Berichtauteur Door Emily
Berichtdatum 18 juni 2026

STUDIO_LUZ

De expatregeling in 2026 en 2027: wat verandert er voor jou als werkgever?

De expatregeling in 2026 en 2027: wat verandert er voor jou als werkgever?
Heb jij buitenlandse medewerkers in dienst die gebruikmaken van de expatregeling? Of overweeg je internationaal talent aan te trekken? Dan is het verstandig om de komende veranderingen goed in de gaten te houden. De regeling is de afgelopen jaren flink in beweging geweest en ook in 2026 en 2027 verandert weer het nodige.

Wat is de expatregeling ook alweer?
De expatregeling, lang bekend als de 30%-regeling, is een fiscale faciliteit voor werknemers die vanuit het buitenland naar Nederland komen om te werken. Als werkgever mag je onder bepaalde voorwaarden een deel van het brutosalaris onbelast vergoeden. Het idee daarachter: buitenlandse werknemers maken vaak extra kosten voor hun verblijf in Nederland, denk aan hogere woonlasten of reiskosten naar het thuisland. Die extra kosten mag je als werkgever belastingvrij compenseren, zonder uitgebreide kostenonderbouwing.

Wat geldt er in 2026?
In 2026 kun je nog maximaal 30% van het belastbaar loon onbelast vergoeden. Het overgangsrecht op de WNT-aftopping is per 1 januari 2026 vervallen, wat betekent dat de expatregeling nu voor iedere medewerker is begrensd tot de WNT-norm van € 262.000 per jaar. Over het deel van het salaris boven dat bedrag, mag geen onbelaste vergoeding meer worden toegepast. Heb je medewerkers die boven dit bedrag verdienen? Dan is het belangrijk dat dit correct in de loonaangifte wordt verwerkt, iets waar wij bij PAGATI uiteraard scherp op letten.

De minimale salariseis om in aanmerking te komen voor de regeling bedraagt in 2026 € 48.013, exclusief de vrijstelling. Voor medewerkers jonger dan 30 jaar met een erkend masterdiploma geldt een lagere inkomensgrens.

Wat verandert er in 2027?
Per 1 januari 2027 gaan er twee belangrijke dingen wijzigen:

Het percentage daalt van 30% naar 27%
Vanaf 2027 mag je nog maximaal 27% van het brutoloon onbelast vergoeden. Voor medewerkers die in december 2023 al gebruikmaakten van de regeling verandert er niets. Zij behouden op basis van het overgangsrecht het percentage van 30% gedurende de resterende looptijd. Voor medewerkers die later instroomden geldt vanaf 2027 het lagere percentage.
De salariseis gaat omhoog
De minimale inkomensnorm stijgt in 2027 naar € 50.436 (geïndexeerd). Voor medewerkers onder de 30 met een masterdiploma stijgt de grens van € 35.048 naar € 38.388. Voor medewerkers die al in 2024 onder de regeling vielen, blijven de oude salariseisen gelden, wel met jaarlijkse indexatie.

Wat betekent dit in de praktijk?

En de partiële buitenlandse belastingplicht?
Tot 2025 konden expats hun buitenlandse vermogensinkomsten buiten de Nederlandse belastingheffing houden. Die mogelijkheid is inmiddels afgeschaft. Voor medewerkers die in december 2023 al onder de regeling vielen loopt het overgangsrecht nog tot 1 januari 2027. Daarna worden ook zij belast over hun wereldwijde inkomen. Dat maakt de aangifte inkomstenbelasting complexer en soms ook duurder.

Wat kun je nu al doen als werkgever?
De expatregeling raakt direct aan hoe salarissen worden verwerkt en hoe de loonaangifte wordt ingediend. Een verkeerde toepassing, zoals het verkeerde percentage, een medewerker die nét niet aan de salariseis voldoet, of een te late aanvraag, kan leiden tot naheffingen of correcties achteraf.

Wil je weten of jouw expatmedewerkers straks nog aan de nieuwe voorwaarden voldoen? Of heb je andere vragen omrent buitenlandse medewerkers? B Wil je weten of jouw expatmedewerkers straks nog aan de nieuwe voorwaarden voldoen? Bij PAGATI verwerken wij de salarissen van je medewerkers, zorgen we dat de expatregeling correct wordt toegepast in de loonadministratie en dienen we de loonaangifte tijdig in. We houden wijzigingen zoals deze actief bij, zodat jij dat niet hoeft te doen en fouten worden voorkomen.

Uncategorized

Nieuw minimumloon per 1 juli 2026, hier moet je op letten

Berichtauteur Door Emily
Berichtdatum 8 juni 2026

Nieuw minimumloon per 1 juli 2026, hier moet je op letten

Het wettelijk minimumuurloon stijgt opnieuw. Wat verandert er, waar heeft het invloed op, en wat moet je als werkgever regelen vóór de eerste van de maand? Tweemaal per jaar, op 1 januari en 1 juli, wordt het wettelijk minimumloon in Nederland opnieuw vastgesteld. Per 1 juli 2026 gaat het uurloon opnieuw omhoog. Voor werknemers betekent dat iets meer op de loonstrook en voor werkgevers betekent het dat de administratie op orde moet zijn vóór de maand ingaat. Hieronder lees je alles wat je moet weten.

Minimum(jeugd)loon: wat verandert er?
Voor werknemers jonger dan 21 jaar gelden aparte minimumjeugduurlonen, die stijgen voor een percentage van het minimumuurloon.

Effect op uitkeringen en toeslagen
Het minimumloon is niet alleen relevant voor werknemers in loondienst. De AOW, bijstand, Wajong en AIO zijn direct gekoppeld aan het referentiemaandloon. Een stijging van 1,9% betekent dat al deze uitkeringen per 1 juli evenredig meestijgen. De exacte nieuwe uitkeringsbedragen worden naar verwachting eind juni bekendgemaakt door het UWV.

Wat moet er vóór 1 juli geregeld zijn?
Het niet naleven van de wijzigingen in de wet-en regelgeving kan leiden tot naheffingen en boetes, daarom is het belangrijk dat de administratie vóór 1 juli op orde is. Wij hebben een handig overzicht voor je gemaakt met de aandachtspunten.

Pas de uurlonen aan in je salarisadministratie voor alle medewerkers die op of nabij het minimumloon zitten.
Controleer of medewerkers die binnenkort jarig zijn, in aanmerking komen voor een hoger loon op grond van hun nieuwe leeftijd.
Check of je cao aanvullende afspraken bevat die boven het wettelijk minimum liggen.
Pas vacatureteksten en arbeidscontracten aan die een concreet uurloon vermelden.
Informeer medewerkers op tijd over de verandering op hun loonstrook vanaf juni.

Hulp nodig bij de administratie?
De verhoging per 1 juli 2026 is wat bescheiden, máár voor organisaties waar het minimumloon de norm is maakt het een groot verschil voor werknemers. De administratieve gevolgen zijn beperkt zolang de administratie tijdig op orde wordt gemaakt en wijzigingen secuur worden doorgevoerd. Een extra paar ogen kan daarom veel geruststelling bieden, zodat alles vóór 1 juli op orde is en fouten of correcties achteraf voorkomen worden.

Uncategorized

Vakantiewerk en salarisadministratie: dit moet je weten als werkgever

Berichtauteur Door Emily
Berichtdatum 1 juni 2026

Vakantiewerk en salarisadministratie: dit moet je weten als werkgever

De zomervakantie komt eraan en daarmee groeit ook de vraag naar studenten om de bezetting tijdens de zomermaanden op peil te houden. Voor veel werkgevers zijn vakantiekrachten voordelig omdat zij een extra paar handen op de werkvloer hebben terwijl het vaste personeel op vakantie. Maar wie een scholier in dienst neemt, heeft ook een aantal verplichtingen in de salarisadministratie. In deze blog zetten we de belangrijkste punten voor je op een rij.

Wat zijn de voordelen van vakantiekrachten?
Vakantiekrachten kunnen een goede aanwinst zijn om de zomerperiode te overbruggen. De inzet van vakantiekrachten voorkomt dat vaste werknemers overbelast raken. Daarnaast zijn zij flexibel inzetbaar, waardoor onderbezetting tijdens vakantieperiodes eenvoudiger kan worden opgevangen. Ook neemt de drukte toe in de zomermaanden bij bepaalde organisaties en in sectoren zoals de horeca.

Contract: wat geldt hierbij?
De schriftelijke overeenkomst is bij een vakantiekracht net zo belangrijk als voor een vaste medewerker. De meest voorkomende vormen zijn een tijdelijk contract (bijvoorbeeld 4 of 6 weken) of een oproepcontract (nul-uren of min-max). Meer weten over een min-maxcontract? Lees onze blog.

Ben je zó tevreden over jouw vakantiekracht dat hij of zij meerdere keren terugkomt? Dan is het belangrijk om de ketenregeling in de gaten te houden. Dit houdt in dat er na drie tijdelijke contracten in drie jaar tijd een automatisch recht is op een vast contract. Kies je voor een oproepcontract? Houd er dan rekening mee dat je de medewerker minimaal vier dagen van tevoren moet oproepen. Zeg je een oproep te laat af, dan geldt een loondoorbetalingsplicht.

Vakantiegeld en vakantiedagen
Ook vakantiekrachten bouwen vakantiegeld en vakantiedagen op. Het vakantiegeld bedraagt minimaal 8% van het brutoloon. Je kunt ervoor kiezen het vakantiegeld periodiek uit te betalen, mits dit voldoet aan de geldende arbeidsrechtelijke afspraken en duidelijk is vastgelegd. Heeft de vakantiekracht bij het einde van het dienstverband nog niet-opgenomen vakantiedagen? Dan ben je verplicht om deze uit te betalen.

Loonheffing: gebruik de scholieren- en studentenregeling
Normaal gesproken bereken je de loonheffing op basis van het feitelijke uitbetalingstijdvak (week of maand). Voor een scholier die slechts enkele weken werkt, kan dit leiden tot een te hoge inhouding van loonheffing, omdat de berekening ervan uitgaat dat dit inkomen het hele jaar wordt verdiend. De scholieren- en studentenregeling voorkomt dit. Vanaf 2026 wordt de loonheffing voor scholieren en studenten cumulatief berekend, zonder onderscheid tussen regulier en bijzonder loon. Hierdoor wordt de inhouding beter afgestemd op het daadwerkelijk verdiende inkomen. In veel gevallen houd je als werkgever daardoor minder of zelfs geen loonheffing in, waardoor de scholier niet hoeft te wachten tot de aangifte inkomstenbelasting om te veel betaalde belasting terug te krijgen.

Vergeet niet om de uitbetaalde bedragen op te nemen in de loonaangifte bij de Belastingdienst. Een vakantiekracht is immers gewoon een werknemer in loondienst en valt onder de reguliere aangifte.

Vragen over de salarisadministratie rondom vakantiekrachten?
Bij PAGATI zijn we thuis in iedere contractvorm. Ben jij geïnteresseerd in het in dienst nemen van vakantiekrachten, maar twijfel je door de administratieve taken, of werk je al met vakantiekrachten en wil je gewoon eens een second opinion over jouw administratie? Neem gerust contact met ons op. We kijken graag met je mee naar de salarisadministratie, contracten en fiscale aandachtspunten rondom vakantiekrachten. Zo kun jij zorgeloos de zomermaanden in.

Uncategorized

Salarisstress in de zomer? Zo houd je grip op je salarisadministratie

Berichtauteur Door Emily
Berichtdatum 27 mei 2026

Salarisstress in de zomer: zo voorkom je druk bij een lagere bezetting

Ook tijdens de zomervakantie loopt de salarisadministratie gewoon door. Maar hoe regel je alles wanneer een deel van de salarisadministrateurs op vakantie is? En hoe voorkom je fouten of werk dat zich opstapelt? In deze blog delen we een aantal handige oplossingen voor een vlekkeloze en zorgeloze administratie precies zoals het hoort tijdens de zomerperiode.

Planning & overzicht
De basis van een goede voorbereiding is het hebben van inzicht. Zorg daarom dat het duidelijk is welke werknemers op vakantie gaan en wanneer. Vraag medewerkers om hun vakantieplannen tijdig door te geven en maak een overzichtelijke planning. Zo kunnen collega’s hun werkzaamheden goed voorbereiden en overdragen voor hun vakantie.

Oproepkrachten
Let ook op oproepkrachten met een nulurencontract. Zij moeten minimaal vier dagen van tevoren op de hoogte worden gebracht van hun planning. Gebeurt dit later, dan zijn zij niet verplicht om te komen werken.

Slimme inzet van digitale snufjes
Ook digitale tools in Profit (de software van AFAS) kun je voor jouw salarisadministratie laten werken waardoor je meer rust creëert. Denk bijvoorbeeld aan workflows, automatische signaleringen en digitale goedkeuringen. Hiermee verklein je de kans op fouten en blijven processen doorlopen, ook wanneer collega’s afwezig zijn. Een slimme inrichting van Profit zorgt voor meer overzicht en minder handmatig werk.

Tijdelijk uitbesteden
Het is belangrijk dat werknemers op tijd worden uitbetaald, zeker in de vakantieperiode. Cruciale werkzaamheden mogen daarom niet blijven liggen en de werkdruk mag bij een lagere bezetting niet verder oplopen. Overweeg daarom op tijd om (een deel van) de salarisadministratie tijdelijk uit te besteden. Een externe specialist kan de werkdruk verlichten, processen efficiënter inrichten, en snel ondersteunen bij vragen of complicaties.

Loonkalender
Werk daarnaast met een duidelijke loonkalender. Hierin maak je inzichtelijk:

Welke medewerkers verlof hebben opgenomen
Welke overuren zijn gemaakt
Wanneer salarissen worden uitbetaald
En eventueel welke wijzigingen er zijn in beleid, vergoedingen of arbeidsvoorwaarden.

Wil jij zorgeloos de zomerperiode in?
Ben jij een werkgever die zorgeloos de zomerperiode in wil? Bij PAGATI ondersteunen we werkgevers tijdelijk tijdens de zomervakantie. We zijn op de hoogte van jouw beleid, zorgen dat uitbetalingen en mutaties zorgvuldig en op tijd worden verwerkt, en richten jouw Profit omgeving slim in zodat processen soepel blijven. doorlopen, ook bij een lagere bezetting. Zo voorkom je achterstanden, houd je grip op de administratie en kunnen jouw medewerkers met een gerust gevoel op vakantie.

Uncategorized

Auto van de zaak in 2027 flink duurder voor werkgevers: de nieuwe pseudo-eindheffing uitgelegd

Berichtauteur Door Emily
Berichtdatum 21 mei 2026

Auto van de zaak in 2027 flink duurder voor werkgevers: de nieuwe pseudo-eindheffing uitgelegd

Vanaf 1 januari 2027 verandert er iets belangrijks voor werkgevers met auto’s van de zaak. Het kabinet introduceert een nieuwe pseudo-eindheffing voor fossiele leaseauto’s die ook privé worden gebruikt, met als doel elektrisch rijden verder te stimuleren. In deze blog bespreken we de regeling en zetten we de belangrijkste aandachtspunten voor werkgevers op een rij.

Wat is de Pseudo-eindheffing
De pseudo-eindheffing is een bijzondere vorm van loonbelasting die niet door de werknemer, maar door de werkgever wordt betaald. Het gaat om situaties waarin de werkgever belasting verschuldigd is over bepaalde vergoedingen of voordelen die aan werknemers worden toegekend, maar die niet rechtstreeks op de werknemer worden verhaald.

Pseudo-eindheffing vanaf 2027 (Leaseauto’s)
Vanaf 2027 geldt een nieuwe pseudo-eindheffing voor werkgevers die werknemers een niet-emissie loze auto van de zaak ter beschikking stellen die ook privé mag worden gebruikt. Belangrijk hierbij is dat woon-werkverkeer ook als privégebruik wordt gezien. De werkgever betaalt in dat geval een extra heffing van 12% over de cataloguswaarde van de auto per jaar.

Deze regeling is bedoeld om elektrisch rijden te stimuleren en het gebruik van fossiele auto’s van de zaak te ontmoedigen.

De pseudo-eindheffing geldt voor:

Benzineauto’s
Dieselauto’s
Plug-in hybride auto’s
Gewone hybride auto’s

Uitzonderingen waarvoor de regeling niet geldt:

Volledig elektrische auto’s
Auto’s die uitsluitend zakelijk orden geregeld
ZZP’ers met een eenmanszaak
Eenmanszaak zonder personeel

Meer weten over de gevolgen voor jouw organisatie?
Neem contact met ons op voor advies over de impact van de pseudo-eindheffing op jouw wagenpark en salarisadministratie. Wij helpen je graag bij het maken van de juiste keuzes richting 2027.

Rekenvoorbeeld:
Een auto met een cataloguswaarde van 40.000 valt onder de nieuwe pseudo-eindheffing van 12%.

De extra kosten voor de werkgever bedragen: 40.000 x 0.12 = 4800.

De werkgever betaald dus 4.800 per jaar extra aan pseudo-eindheffing voor deze auto.

Wat betekent dit voor bedrijven?
Deze pseudo-eindheffing mag niet worden doorbelast aan de werknemer. Hierdoor stijgen de kosten voor de werkgever aanzienlijk wanneer zij nog fossiele leaseauto’s aanbieden. Bedrijven kunnen hun mobiliteitsbeleid aanpassen om de extra kosten van de pseudo-eindheffing te beperken. Dit kunnen zij doen door strategische keuzes te maken, zoals:

Overstappen op een volledig elektrisch wagenpark
Geen nieuwe fossiele leaseauto’s meer uitgeven
Bestaande leasecontracten verlengen tot het einde van de looptijd
Kiezen voor mobiliteitsbudgetten in plaats van leaseauto’s
De totale loonkosten per werkgever opnieuw doorreken en doorreken in HR-budgetten

Hulp nodig bij jouw administratie?
Bij PAGATI zorgen we ervoor dat dit soort regelingen correct worden toegepast én helder blijven voor jouw organisatie. Heb je ondersteuning nodig of wil je een extra controle op je administratie? Neem gerust contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken

Uncategorized

Waarom kiezen voor tijdelijke uitbesteding van de salarisadministratie?

Berichtauteur Door Emily
Berichtdatum 11 mei 2026

Waarom kiezen voor tijdelijke uitbesteding van de salarisadministratie?

Het uitbesteden van salarisadministratie voor tijdelijke ondersteuning wordt vaak gezien als iets dat alleen wordt gedaan wanneer er iets écht misgaat zoals bij het vertrek van een medewerker. In de praktijk ligt dit anders. Steeds meer organisaties kiezen er bewust voor om tijdelijk extra ondersteuning in te schakelen om de kwaliteit te waarborgen en processen te optimaliseren. In deze blog leggen we je uit wanneer het uitbesteden van de salarisadministratie een goede keuze is en waarom.

Het uitbreiden van kennis en expertise
Salarisadministratie wordt steeds complexer door veranderende wet- en regelgeving, meerdere cao’s of specifieke verloningsvormen zoals internationale medewerkers of bonussen. Wanneer die kennis intern ontbreekt of er twijfel ontstaat over de juiste toepassing, kan tijdelijke ondersteuning helpen om risico’s te beperken en fouten te voorkomen. Door tijdelijke uitbesteding blijft jouw organisatie up-to-date en maak je kennis met nieuwe mogelijkheden om jouw processen te verbeteren.

Drukke periodes
Ook in drukke periodes kiezen organisaties steeds vaker voor tijdelijke versterking. Denk aan de maanden waarin het vakantiegeld wordt uitbetaald, de zomervakantie of aan het einde van het jaar wanneer correcties, bonussen en jaarafsluitingen samenkomen. Doordat de werkdruk hoger ligt en er meer uitzonderingen verwerkt moeten worden, neemt de kans op fouten toe. Extra capaciteit helpt om overzicht te behouden en zorgt ervoor dat alles tijdig en correct wordt afgehandeld.

Ziekte en uitval
Een van de meest voorkomende momenten waarop tijdelijke salarisadministratie wordt ingezet, is bij uitval van de vaste salarisadministrateur. Omdat salarisverwerking strak gebonden is aan deadlines en wettelijke verplichtingen, kan uitval direct gevolgen hebben. Lonen moeten op tijd worden verwerkt, aangiftes richting de Belastingdienst moeten correct worden ingediend en HR-processen lopen door. Tijdelijke ondersteuning zorgt er dan voor dat het werk niet stilvalt en fouten worden voorkomen.

Uitbreiding en groei van een organisatie
Groei of verandering spelen daarnaast een belangrijke rol in organisaties. Wanneer een bedrijf snel groeit, overstapt naar een nieuw salarissysteem of de rechtsvorm verandert vraagt dat tijdelijk om extra expertise. Niet alleen om de dagelijkse verwerking te borgen, maar ook om processen opnieuw in te richten en toekomstbestendig te maken.

Tot slot wordt tijdelijke salarisadministratie steeds vaker ingezet als vorm van controle of back-up. Zelfs organisaties met een sterke interne administratie kiezen soms voor een externe specialist om mee te kijken, processen te toetsen of verbeteringen door te voeren. Dat geeft niet alleen zekerheid, maar verhoogt vaak ook de kwaliteit van de gehele salarisverwerking.

Wil jij tijdelijke ondersteuning?
De keuze voor tijdelijke salarisadministratie draait niet alleen om het opvangen van een probleem, maar steeds vaker om het voorkomen ervan. Het biedt organisaties flexibiliteit, rust en zekerheid in een proces waar eigenlijk geen ruimte is voor fouten. Op tijd schakelen voorkomt dat tijdelijke druk of onzekerheid uitgroeit tot terugkerende fouten en problemen.

Bij PAGATI ondersteunen we organisaties tijdelijk en kijken we mee waar verbetering ligt of ondersteuning nodig is. Twijfel je of tijdelijke ondersteuning past bij jouw organisatie of situatie? Neem contact met ons op dan bespreken we vrijblijvend de mogelijkheden.