Werken jullie nog steeds met een medewerkersvraagbaak via de mail? Grote kans dat dit veel tijd en energie kost. Elke vraag belandt in de inbox, en vaak komen dezelfde onderwerpen keer op keer terug. Met Jonas, de AI-tool van AFAS, kun je dit proces slimmer inrichten en een groot deel van de vragen automatisch laten beantwoorden.
In drie eenvoudige stappen maak je je werk een stuk makkelijker:
Stap 1. Stap over van mail naar Insite
De eerste winst zit in de manier waarop medewerkers hun vragen stellen. Richt in het Insite-portaal een plek in waar medewerkers eenvoudig een “Vraag aan HR” kunnen indienen.
Dit zorgt ervoor dat:
Stap 2. Verwerk Jonas in de workflows
De volgende stap is om Jonas te koppelen aan de HR-workflows. Door de AI-tool hierin in te richten, laat je een groot deel van de antwoorden automatisch genereren.
Wist je dat je ook eigen documenten kunt toevoegen als informatiebron? Dit stel je in via bronbeheer. Denk aan:
Zo geef je Jonas de juiste context en zorg je dat de antwoorden aansluiten bij jullie beleid.
Prompt-tips
De manier waarop je Jonas instrueert, bepaalt hoe goed de antwoorden worden. Je kunt in de workflow bijvoorbeeld opnemen:
“Je bent een ervaren HR-adviseur. Beantwoord de vraag zo goed mogelijk en gebruik daarbij uitsluitend het bijgesloten document.”
Werk je met vaste formats in je communicatie, zoals een standaard afsluiter of verwijzing? Voeg dit ook toe in de prompt. Zo blijven de antwoorden consistent en herkenbaar voor medewerkers.
Stap 3. Beoordeel het door AI gegenereerde antwoord en koppel terug
Hoewel Jonas veel werk uit handen neemt, blijft AI een hulpmiddel – geen vervanging. Laat daarom na het antwoordgenereren altijd een HR-medewerker meekijken, het antwoord beoordelen en waar nodig bewerken.
Veel medewerkers vinden het nog niet prettig om een antwoord rechtstreeks van een chatbot te ontvangen. De zekerheid dat er een mens heeft meegekeken, zorgt voor vertrouwen en maakt de communicatie persoonlijker.
Extra mogelijkheden
Heb je de “Vraag aan HR”-workflow eenmaal ingericht, dan kun je eenvoudig uitbreiden met andere handige automatiseringen. Denk bijvoorbeeld aan:
Zo bouw je stap voor stap aan een slimmer en efficiënter HR-proces, met minder administratieve lasten en meer focus op de vragen die écht aandacht verdienen.
Conclusie
Door medewerkersvragen via Insite te laten lopen en Jonas slim te integreren in je workflows, maak je je werk als HR-afdeling een stuk lichter. Je voorkomt volle mailboxen, beantwoordt vragen sneller en consistenter, en houdt ruimte over voor de vraagstukken waar persoonlijk advies nodig is.
Bij Pagati helpen we je graag bij het inrichten van deze workflows en het optimaal benutten van Jonas. Neem gerust contact met ons op – samen zorgen we dat je HR-processen slimmer en toekomstbestendig worden.
