Veel werkgevers maken gebruik van de werkkostenregeling (WKR). Hiermee kun je medewerkers leuke en praktische extra’s geven zonder dat zij daar belasting over betalen. Kom je boven je vrije ruimte uit? Dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over het bedrag van overschrijding. Heb je in 2025 te veel aangewezen? Dan betaal je deze eindheffing uiterlijk vóór 31 maart 2026. Hieronder lees je wat dit precies betekent.
Wat is de vrije ruimte?
De vrije ruimte is een percentage van je totale fiscale loonsom dat je mag gebruiken voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan medewerkers. In 2025 en 2026 geldt een percentage van 2% over de eerste €400.000 van de loonsom en een percentage van 1,18% over het bedrag daarboven.
Waar wordt de vrije ruimte voor gebruikt?
De vrije ruimte wordt vaak gebruikt voor:
Voor sommige vergoedingen geldt een gerichte vrijstelling, denk hierbij aan reiskosten of opleidingskosten. Deze vergoedingen zijn ook onbelast, maar gaan niet ten koste van je vrije ruimte. Twijfel je? Kijk dan in het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst.
Bij uitzendkrachten vallen kleine extra’s iets ingewikkelder, omdat hun loon en vergoedingen vaak via een payrollbedrijf lopen. De waarde van een geschenk wordt meestal als loon gezien, waarover loonheffing betaald moet worden. Je kunt ervoor kiezen de belasting zelf te betalen, dan ontvangt de uitzendkracht het volledige cadeau netto.
Wat gebeurt er bij overschrijding?
Blijkt na afloop van het jaar dat je boven je vrije ruimte uitkomt? Dan betaal je 80% eindheffing over het meerdere. Deze eindheffing over 2025 moet uiterlijk in het 2e aangiftetijdvak van 2026 worden aangegeven en betaald (31 maart bij maandaangifte, 22 maart bij vierwerkenaangifte).
Ondersteuning bij werkkostenregeling
Benieuwd hoe je de WKR slim inzet en optimaal benut? Of wil je zeker weten dat je salarisadministratie klopt zodat je geen verassingen krijgt? Neem gerust contact met ons op, we denken met je mee en zorgen dat alles goed geregeld is.
