De eerste vakbondsfacturen liggen alweer op de digitale deurmat.
Voor veel organisaties betekent dat: medewerkers willen hun contributie verrekenen via het keuzemodel in AFAS.

Bij PAGATI helpen we organisaties om AFAS zo in te richten dat processen niet alleen werken, maar ook gemak, overzicht en fiscaal voordeel opleveren.
De uitruil van de vakbondscontributie is daar een goed voorbeeld van, maar er zijn meer mogelijkheden.

Wat doet het keuzemodel?
Met het keuzemodel kunnen medewerkers hun arbeidsvoorwaarden flexibel inzetten.
Ze ruilen een bedrag uit met een van de volgende bronnen:

• het maandsalaris,
• de vakantietoeslag,
• de eindejaarsuitkering, of
• uren (zoals bijv. gespaarde verlofuren

Daartegenover staat een doel: bijvoorbeeld de vakbondscontributie, maar ook de aanschaf van een fiets, een sportabonnement of een andere regeling die jullie als organisatie aanbieden.

Zo kunnen medewerkers zelf kiezen hoe ze hun arbeidsvoorwaarden gebruiken, terwijl de verwerking volledig automatisch en foutloos verloopt.

Vakbondscontributie via het keuzemodel
De vakbondscontributie is één van de meest gebruikte doelen binnen het keuzemodel.
Medewerkers kunnen:

• hun factuur of betalingsbewijs uploaden,
• kiezen met welke bron ze willen uitruilen (salaris, vakantiegeld, verlofuren of eindejaarsuitkering). Je kunt deze keuze ook vooraf vastzetten, als dit bijvoorbeeld in jullie regeling al is bepaald.
• en hun aanvraag direct digitaal indienen via de portal. Met eventueel een beoordelings-flow eraan toegevoegd.

Voor HR of salarisadministratie betekent dat: minder losse declaraties, minder handmatige controles en meer grip op het proces.

Nu is hét moment om te controleren
Omdat de vakbondsfacturen nu gaan binnenstromen, is dit het juiste moment om te controleren of jullie keuzemodel goed is ingericht.
Let op de volgende punten:

1. Doelen en bronnen, zijn de juiste doelen (zoals vakbondscontributie, fiets, sportabonnement) en bronnen (salaris, vakantiegeld, verlofuren, eindejaarsuitkering) ingesteld?
2. Workflow, kunnen medewerkers hun bewijsstukken uploaden en digitaal indienen?
3. Combineren van bronnen, kunnen medewerkers meerdere bronnen gebruiken voor één doel als dat nodig is?
4. Grenzen en voorwaarden – zijn maximale bedragen, prioriteiten en periodes goed ingericht?
5. 💡 Extra tip: let op dat geldbronnen (zoals salaris of vakantiegeld) niet gecombineerd kunnen worden met urenbronnen (zoals gespaarde verlofuren) binnen één uitruil. Dit zijn aparte bronsoorten in het keuzemodel.

Een kleine controle nu voorkomt veel correcties achteraf.

Praktisch voorbeeld
Medewerker Sophie betaalt €180 vakbondscontributie.
Ze kiest ervoor dit bedrag uit te ruilen met haar eindejaarsuitkering die in december betaald wordt.
Ze uploadt haar factuur, dient de aanvraag in, salarisadministratie of HR beoordeeld eventueel deze aanvraag, en AFAS verwerkt het automatisch bij de eerstvolgende salarisrun.

Zo profiteert Sophie van fiscaal voordeel en blijft de administratie overzichtelijk en efficiënt.

Samen AFAS slimmer gebruiken
Bij PAGATI zien we dagelijks dat organisaties nog kansen laten liggen binnen hun AFAS-inrichting.
Een goed ingericht keuzemodel is zo’n kans: het maakt arbeidsvoorwaarden flexibeler, bespaart tijd én levert fiscaal voordeel op voor medewerkers.

Onze specialisten helpen je graag om dit proces optimaal in te richten of om samen te kijken waar nog verbeteringen mogelijk zijn.

👉 Wil je weten of jullie keuzemodel klaar is voor de binnenkomende vakbondsfacturen en of je medewerkers er alles uithalen wat erin zit?
Neem contact op met PAGATI, wij denken graag met je mee.